ระบบการจัดการสัญญาคืออะไร? ฟังก์ชันที่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมต้องดู ก่อนการนำเข้าบริการ｜แนะนำระบบการจัดการสัญญา

ระบบการจัดการสัญญา (Contract Management System) เป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ใช้ในการเก็บรวบรวม ติดตาม และจัดการวงจรชีวิตของสัญญาทั้งหมดของบริษัท ซึ่งรวมถึงร่างสัญญา การลงนาม การดำเนินการ การเตือนให้ทราบเมื่อหมดอายุและการตัดสินใจต่อสัญญา สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในไต้หวันคุณค่าที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดของระบบการจัดการสัญญาคือ 2 ประการคือ: ประการแรก ทำให้เอกสารสัญญาที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมล ลิ้นชัก และคอมพิวเตอร์ส่วนตัว รวมไว้ให้เป็นหน่วยเดียวกัน ทำให้ผู้ใดก็ได้สามารถค้นหาได้ภายในไม่กี่วินาทีในทุกช่วงเวลา; ประการที่สอง ใช้การเตือนอัตโนมัติแทนความจำของมนุษย์ ทำให้การเตือนให้ทราบถึงวันหมดอายุ ค่าปรับการผิดสัญญา หรือการเจรจาต่อสัญญาในที่นี้ เปลี่ยนจาก "ขึ้นอยู่กับโชคในการนึกออก" เป็น "ระบบจะแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ" บทความนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับฟังก์ชัน กฎหมายอ้างอิง การประเมินเลือกซื้อ และการดำเนินงานจริงที่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมในไต้หวันต้องรู้ก่อนที่จะนำระบบการจัดการสัญญามาใช้ในองค์กร

ระบบการจัดการสัญญาคืออะไร? ทำความเข้าใจหลักการจัดการใน 5 มิติ

หัวใจของระบบการจัดการสัญญาคือ "การจัดการวงจรชีวิตของสัญญา" (Contract Lifecycle Management, CLM) ซึ่งทำให้ทุกจุดของการจัดการสัญญาตั้งแต่การร่างไปจนถึงการสิ้นสุด สามารถอัตโนมัติได้

ในวิธีการแบบดั้งเดิมสัญญาซื้อของอาจต้องผ่านกระบวนการ เช่นนี้: ผู้ขายร่างด้วย Word → ส่งอีเมลไปยังฝ่ายกฎหมาย → พิมพ์ออกมาและประทับตรา → สแกนและจัดเก็บในโฟลเดอร์ → หลังจากผ่านไป 6 เดือนไม่มีใครจำได้ว่าสัญญาจะหมดอายุเมื่อไร ทุกจุดในกระบวนการนี้มีความเสี่ยง: เวอร์ชันสับสน ผู้อำนวยการไม่ทราบหรือไม่ได้รับข้อมูล เกิดการหมดอายุโดยไม่มีใครติดตาม ลูกค้าใช้สัญญาเก่าไปตั้งคำถามเกี่ยวกับเงื่อนไข

ระบบการจัดการสัญญาได้ดึงกระบวนการเหล่านี้ดิจิทัลและ "มีระบบ" โดยส่วนใหญ่จะครอบคลุม 5 มิติ:

1. การเก็บรวบรวมในที่เดียว: เอกสารสัญญาทั้งหมด (PDF, Word, สแกน) เก็บรวมกันอยู่ในที่เดียว แบ่งตามประเภท (การขาย การจัดซื้อ แรงงาน การเช่า) ค้นหาด้วยวลีทั้งหมด ทำให้ค้นหาได้ในไม่กี่วินาที
2. การควบคุมเวอร์ชัน: ทุกครั้งที่มีการแก้ไขจะมีประวัติการเปลี่ยนแปลง สามารถติดตามว่าเงื่อนไขใดคือใครได้เมื่อไร ในกรณีที่เกิดข้อพิพาทก็มีหลักฐานที่ชัดเจนในการสนับสนุน
3. กระบวนการลงนาม: การอนุมัติภายในหลายระดับ (ผู้จัดการกฎหมาย การเงิน) และการลงนามอิเล็กทรอนิกส์แบบหลายฝ่ายสามารถทำให้เป็นพวกเดียวกันในเส้นทางเดียว
4. การเตือนเมื่อใกล้หมดอายุ: ระบบจะแจ้งเตือนผู้บริหารฝ่ายที่เกี่ยวข้องสำหรับ 90, 60, 30, 7 วันก่อนการหมดอายุ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสัญญาที่จะต่ออายุโดยไม่มีการแจ้งเตือน
5. การรวมการเงินและการขายในระบบเดียว: จำนวนเงินในสัญญาและแผนการชำระเงินที่เชื่อมโยงกับการบัญชี สถานะของสัญญาซิงโครไนซ์กับ CRM และจุดมอบหมายงานที่กระตุ้นให้เกิดกิจกรรม ทำให้กระบวนการขายมีความเชื่อมโยงกันทั้งหมด

หากธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมไม่มีระบบการจัดการสัญญาจะเกิดอะไรขึ้น?

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในไต้หวันหลาย ๆ แห่งมีปัญหาร่วมกันในด้านการจัดการสัญญา สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุด 5 ประการ ได้แก่:

ไม่มีใครสังเกตเห็นว่าสัญญาหมดอายุ: สัญญาบริการประจำปีฉบับหนึ่งจะหมดอายุในตอนสิ้นเดือนพฤศจิกายน ผู้ขายคิดว่าฝ่ายการเงินกำลังติดตามอยู่ และฝ่ายการเงินคิดว่าผู้ขายรู้ข้อมูลนี้ ผลลัพธ์คือสัญญาหมดอายุเงียบ ๆ และถูกมองข้ามจนถึงวันที่ผู้ขายหยุดให้บริการ เสียหายไม่เพียงแต่เป็นยอดขายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอำนาจในการเจรจา

ความยุ่งเหยิงของเวอร์ชันทำให้เกิดข้อโต้แย้ง: ลูกค้ากำลังอ้างอิงเงื่อนไขในฉบับที่สาม ในขณะที่การดำเนินการจริงใช้ฉบับที่ห้า แต่เนื่องจากทุกฉบับเรียกว่ามา "สัญญา_v3_final_แก้ไข.docx" ในที่สุดไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าเวอร์ชันใดที่ถูกต้อง

พนักงานออกไปพาข้อมูลไปด้วย: พนักงานฝ่ายขายออกจากงาน ข้อเสนอ ราคาลงนาม และเงื่อนไขพิเศษทั้งหมดจะถูกทิ้งไว้อยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัวและอีเมล ใหม่ที่จะทำหน้าที่แทนกลับไม่มีบริบท และลูกค้าไม่ซื้อเข้าใจทุกอย่างตั้งแต่ต้น

ค่าปรับการผิดสัญญาหายไป: ในสัญญาจัดซื้อมีค่าปรับสำหรับการส่งมอบ แต่เนื่องจากไม่มีระบบติดตาม ในช่วงเวลาที่สรุปสัญญาจึงพบว่าผู้ขายล่าช้าเกิน 45 วันและเงื่อนไขดังกล่าวถูกลืมไปนาน

ไม่สามารถค้นหาเอกสารได้ในช่วงการตรวจสอบ: หน่วยงานที่มีอำนาจขอให้จัดเตรียมสัญญาการว่าจ้างด้านแรงงานในปีนั้น ค้นหาในห้องเก็บเอกสารแล้วใช้เวลาครึ่งวัน พบว่าเอกสารในปีนั้นไม่ได้สแกนเก็บไว้ สิ่งที่มีคือรูปแบบเอกสารที่หายไป

รวมกันสถานการณ์เหล่านี้ จากมุมมองของบริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมที่มีคน 30 คน ขาดทุนที่ไม่แสดงให้เห็นอาจมากกว่าค่าบริการของระบบการจัดการสัญญาหนึ่งปี

6 ฟังก์ชันหลักที่ระบบการจัดการสัญญาต้องมี

ก่อนที่จะเลือกซื้อระบบการจัดการสัญญา ควรมั่นใจว่ามี 6 ฟังก์ชันหลักนี้ได้ถูกครอบคลุม:

ตาราง: รายการประเมินฟังก์ชันระบบการจัดการสัญญา

ประเภทสัญญาและจุดที่ต้องให้ความสำคัญ: ดูตารางเดียวได้เลย

ประเภทของสัญญาที่แตกต่างกันจะมีจุดสำคัญในการจัดการที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือประเภทสัญญาที่พบบ่อยที่สุดในไต้หวันและจุดสำคัญในการจัดการที่สอดคล้องกัน:

ตาราง: การเปรียบเทียบประเภทสัญญาทั่วไปและจุดสำคัญในการจัดการ

กฎหมายการจัดการสัญญาในไต้หวัน: การลงนามอิเล็กทรอนิกส์และข้อความประชุมกฎหมาย

การจัดการสัญญาในไต้หวันมีพื้นฐานทางกฎหมายที่สำคัญ ควรพิจารณาเมื่อเลือกฟังก์ชันของระบบ:

กฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (แก้ไข 15 พฤษภาคม 113)

ตามฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ มาตรา 4 ของกฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า: "เอกสารและลายเซ็นตามข้อกำหนดของกฎหมายจะต้องทำเป็นเอกสารลายลักษณ์อักษร แต่สามารถทำเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกัน" มาตรา 6 ได้กำหนดเพิ่มเติมว่า การใช้ใบรับรองที่ออกโดยหน่วยงานที่มีข้อบังคับเพื่อออกใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลจะถือว่าเป็นลายเซ็นของบุคคล

นี่หมายความว่า เพียงแค่ระบบการจัดการสัญญามีการทำลายขบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ในไต้หวันมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับสัญญาเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์และประทับตราผ่านไปรษณีย์

ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 153: ข้อกำหนดในการก่อตั้งคำสั่ง

ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 153 ระบุว่าเมื่อคู่กรณีแสดงเจตนาตรงกัน สัญญาจะจัดตั้งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแสดงออกหรือโดยปริยาย กล่าวอีกนัยหนึ่ง สัญญาแบบปากเปล่ามีผลตามกฎหมาย แต่เอกสารยากต่อการพิสูจน์; เอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีบันทึกอย่างครบถ้วนทำให้การพิสูจน์ทำได้ง่ายกว่า

การเรียกร้องต่างๆ สั้นๆ (ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 127)

ประมวลกฎหมายแพ่ง มาตรา 127 กำหนดให้การทำธุรกิจประเภทต่าง ๆ ต้องมีระยะเวลาสั้น ๆ 2 ปี (เช่น การเรียกร้องค่าใช้จ่ายในการจัดหาสินค้า) หากระบบการจัดการสัญญาสามารถบันทึกความก้าวหน้าการชำระเงินและเวลาก็สามารถลดความยากในการแสดงหลักฐานในขณะที่เรียกร้องการชำระเงินล่าช้าได้อย่างมาก

ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลอ้างอิง

ตามมาตรฐานของกฎหมายการบัญชีและข้อกำหนดทางภาษี เอกสารจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาประมาณ 5 ถึง 10 ปี ฟังก์ชันการเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของระบบการจัดการสัญญาตรงตามข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารโดยอัตโนมัติ ตามประกาศล่าสุดจากหน่วยงานที่มีอำนาจ

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่ความคิดเห็นทางกฎหมายหรือทางภาษี ต้องปฏิบัติตามประกาศล่าสุดจากหน่วยงานที่มีอำนาจ

จะประเมินและเลือกซื้อระบบการจัดการสัญญาอย่างไร? 5 คำถามที่ต้องถาม

ตลาดในไต้หวันมีเครื่องมือการจัดการสัญญาจำนวนมาก ตั้งแต่ SaaS แบบแยกส่วนไปจนถึงระบบที่รวมเป็นหนึ่ง สำหรับ 5 คำถามเหล่านี้จะช่วยกำจัดอย่างรวดเร็ว:

1. เป็นเครื่องมืออิสระหรือนำเข้ามาใช้ในระบบของบริษัท?

ตัวช่วยจัดการสัญญาแบบอิสระเชี่ยวชาญเฉพาะฟังก์ชัน แต่แยกจาก CRM การบัญชีและระบบการลงนาม ต้องเชื่อมโยงข้อมูลด้วยตนเอง ในขณะที่ระบบรวมสามารถให้ข้อมูลสัญญาไหลเข้าสู่โมดูลการขาย การเงินและทรัพยากรบุคคล โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรวมข้อมูลและความแตกต่างของข้อมูล

2. การลงนามอิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับกฎหมายไต้หวันหรือไม่?

ต้องตรวจสอบว่าบริการการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมไว้ในระบบใช้เครื่องมือที่ถูกต้องตามกฎหมายในไต้หวันหรือไม่ หรืออย่างน้อยต้องให้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วน (การระบุเวลา IP ยืนยันตัวตน) เพื่อเป็นไปตามข้อกำหนดในการแสดงหลักฐานของกฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

3. ประสบการณ์เมื่อใช้บนอุปกรณ์มือถือเป็นอย่างไร?

ผู้บริหารมักจะทำงานข้างนอก หากสามารถตรวจสอบสัญญาได้เฉพาะในเครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ เวลาในการลงนามจะแสดงออกมานาน ตรวจสอบว่าระบบสามารถเข้าถึงเปรียบเทียบและอนุมัติบนมือถือได้หรือไม่ และมีการสนับสนุนการแจ้งเตือนผ่าน LINE หรือไม่

4. การควบคุมสิทธิที่ละเอียดมากไหม?

พนักงานสามารถเข้าถึงสัญญาที่เกี่ยวข้องแค่ของตนเอง ในขณะที่ฝ่ายการเงินสามารถดูเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับจำนวนเงิน ผู้จัดการสามารถดูข้อมูลข้ามฝ่าย สิทธิขอบเขตเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่มีข้อมูลทางการค้า

5. ความต้องการพิเศษในการปรับแต่งและความโปร่งใสของราคา?

ในกรณีที่ฟังก์ชันมาตรฐานไม่สามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะด้านอุตสาหกรรมได้ ผู้ให้บริการระบบสามารถปรับแต่งให้ได้หรือไม่ และค่าใช้จ่ายคำนวณอย่างไร? บางบริษัทคิดค่าใช้จ่ายในลักษณะ "กล่องดำ" ทำให้ราคาหลังจากนั้นไม่สามารถคาดการณ์ได้; การเลือกผู้ให้บริการที่มีระบบสมัครสมาชิกราคาโปร่งใสมีความเสี่ยงค่อนข้างต่ำ

การเตรียมการก่อนนำเข้าระบบการจัดการสัญญา: 3 ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ

เมื่อตัดสินใจนำระบบการจัดการสัญญาเข้าใช้ มี 3 ขั้นตอนเบื้องต้นที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการนำเข้า:

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบปริมาณสัญญาที่มีอยู่และตำแหน่งการจัดเก็บ

ก่อนที่จะโหลดเข้าระบบอย่างเป็นทางการ ควรทำการตรวจสอบสัญญาทั้งหมดในบริษัท: รุ่นไหนอยู่ในอีเมล รุ่นไหนอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว รุ่นไหนมีแต่สำเนาเอกสาร? ชัดเจนถึงจำนวนรวมของสัญญาและที่กระจายเพื่อวางแผนการนำเข้าอย่างเหมาะสม การดำเนินการที่พบบ่อยคือเริ่มต้นจากสัญญาที่ยังมีผลในปีนั้นและทำสัญญาเก่าเป็นระยะ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดประเภทสัญญาและกฎเกณฑ์การตั้งชื่อ

ระบบสามารถช่วยให้คุณค้นหาได้ แต่ต้องมีหลักการจัดหมวดหมู่ที่ไม่เปลี่ยนแปลง แนะนำให้กำหนดกฎเกณฑ์การตั้งชื่อสัญญาภายในบริษัทก่อนนำเข้า (เช่น ชื่อลูกค้า + ปี + ประเภทสัญญา) รวมถึงการจัดการประเภทของสัญญา (การขาย, การจัดซื้อ, แรงงาน, การเช่า, การรักษาความลับ) เพื่อหลีกเลี่ยงการที่แต่ละคนอัพโหลดโดยใช้วิธีการตั้งชื่อที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจก่อให้เกิดความยุ่งเหยิงในการค้นหาในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันกระบวนการยอมรับสัญญาและความรับผิดชอบ

หนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญของระบบการจัดการสัญญาคือการอัตโนมัติกระบวนการอนุมัติ แต่มีเงื่อนไขว่าคุณควรทราบว่าควรให้ใครตรวจสอบสัญญาภายในและจะให้ใครอนุมัติและมีเงื่อนไขอย่างไร แนะนำให้ทำเกรดเป็นรูปภาพของกระบวนการอนุมัติสัญญา (แม้จะเป็นแบบไม่เป็นทางการ) ก่อนที่จะตั้งค่าจุดอนุมัติในระบบเพื่อหลีกเลี่ยงการตั้งระบบผิดพลาดในกระบวนการ

การดำเนินการในสามขั้นตอนนี้สามารถลดระยะเวลาการนำเข้าได้ และสามารถทำให้พนักงานปรับตัวเข้ากับกระบวนการใหม่ได้อย่างรวดเร็วเมื่อระบบออนไลน์

ระบบการจัดการสัญญาจากการใช้งานจาก管理王จะทำได้อย่างไร?

ฟังก์ชันการจัดการสัญญาของ管理王 AI.com.tw ถูกออกแบบมาเป็นโซลูชั่นที่รวมกันสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในไต้หวัน กระบวนการหลักจะเป็นดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: สร้างไฟล์สัญญา

ทำการอัปโหลดสัญญา PDF, Word หรือไฟล์สแกนไปยังระบบ เลือกประเภทสัญญา (การขาย, การจัดซื้อ, การให้บริการ, การเช่า, การรักษาความลับ) กรอกชื่อคู่สัญญา จำนวนเงิน วันที่มีผลและวันหมดอายุ ระบบจะสร้างบัตรสัญญาโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเตือนวันหมดอายุตามระดับ

บนบัตรสัญญาตั้งค่าการเตือนวันหมดอายุในระดับที่แตกต่างกัน: แจ้งผู้บริหารฝ่ายขายให้ประเมินการต่อสัญญา 90 วันก่อนหมดอายุ แจ้งฝ่ายการเงินให้ยืนยันแผนการชำระเงิน 60 วันก่อนหมดอายุ แจ้งผู้ขายให้เริ่มต่อสัญญา 30 วัน และแจ้ง CEO 7 วันก่อนวันหมดอายุ ทุกการแจ้งเตือนจะส่งผ่าน LINE และข้อความภายในระบบ

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มกระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อจำเป็นต้องลงนามสัญญาใหม่ ให้สร้างลิงก์ของสัญญาจากระบบ และส่งให้กับคู่ค้าโดยใช้ ฟังก์ชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีอยู่เพื่อให้คู่ค้าสามารถลงนามออนไลน์ได้ หลังจากที่คู่ค้าลงนามเสร็จแล้ว ไฟล์จะถูกจัดเก็บอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้เครื่องพิมพ์หรือการส่งผ่านทางไปรษณีย์

ขั้นตอนที่ 4: เชื่อมโยงข้อมูลธุรกิจและการเงิน

จำนวนเงินในสัญญาสามารถเชื่อมโยงกับแผนการรับเงินจากระบบการบัญชี ข้อมูลของลูกค้าในสัญญาจะถูกซิงโครไนซ์กับระบบ CRM ข้อเสนอราคาสามารถถูกแปลงจากระบบสินเชื่อ ไปยังสัญญาได้ภายในหนึ่งคลิก ในศูนย์การอนุมัติ เสร็จสิ้นการตรวจสอบภายใน ไม่มีการป้อนข้อมูลซ้ำหลายครั้ง

ขั้นตอนที่ 5: ควบคุมเวอร์ชันและตรวจสอบ

ทุกครั้งที่มีการแก้ไขสัญญา ระบบจะบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลง แสดงผู้ทำการแก้ไข เวลา และการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน หากเกิดข้อพิพาทในภายหลัง บันทึกเวอร์ชันที่สมบูรณ์จะกลายเป็นหลักฐานการพิสูจน์

แผนการใช้ฟรีสามารถใช้ฟังก์ชันการจัดการสัญญาพื้นฐานได้โดยไม่มีวันหมดอายุ รวมถึงการเก็บรวมเอกสารและการเตือนวันหมดอายุ ส่วนฟังก์ชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ การลงนามร่วมหลายฝ่าย และการสรุปสัญญา AI จะมีให้ในแพ็คเกจที่ต้องชำระเงิน แนะนำให้ใช้แผนฟรีก่อนเพื่อทดลองฟังก์ชันหลัก ก่อนประเมินความต้องการในการอัพเกรด แผนรายละเอียดสามารถดูได้ที่หน้าราคาของ管理王

คำถามที่พบบ่อย

ระบบการจัดการสัญญาเหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กกี่คน?

ถ้าบริษัทมีสัญญามากกว่า 10 ฉบับในหนึ่งปี (การขาย การจัดซื้อ การแรงงาน การเช่า รวมทั้งหมด) ก็ควรมีระบบการจัดการสัญญา ความเสี่ยงในการจัดการสัญญาจะไม่ลดลงตามขนาดของบริษัท: บริษัทที่มี 10 คนก็อาจสูญเสียลูกค้าหรือชำระค่าปรับได้เมื่อไม่มีใครติดตามการหมดอายุของสัญญา แผนฟรีของ管理王 สนับสนุนให้สมาชิกที่มีจำนวนไม่เกิน 10 คนใช้งานฟรีตลอดชีพ เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กเป็นจุดเริ่มต้น

สัญญาที่ลงนามอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายในไต้หวันไหม?

มี แต่ต้องตรงตามข้อกำหนด ตามกฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของไต้หวัน (แก้ไข 15 พฤษภาคม 113) มาตรา 4 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายจะมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับเอกสารแบบลายลักษณ์อักษร การใช้ลายเซ็นดิจิทัลที่ออกโดยหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตจะถือเป็นลายเซ็นตามมาตรา 6 แนะนำให้เลือกระบบการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่มีบันทึกประทับเวลาทั้งหมด และบันทึกการยืนยันตัวตน เพื่อตอบสนองความต้องการในการแสดงหลักฐานในอนาคต ตรวจสอบตามประกาศล่าสุดจากหน่วยงานที่มีอำนาจ

เอกสารสัญญาควรเก็บรักษานานแค่ไหน?

ตามกฎหมายการบัญชี เอกสารจะต้องเก็บไว้ 5 ปี; ตามข้อกำหนดทางภาษี เอกสารบางประเภทที่เกี่ยวข้องกับการรายงานจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ถึง 7 ปี ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ความจริงตามประกาศล่าสุดจากหน่วยงานที่มีอำนาจ ระบบการจัดการสัญญาสามารถตั้งค่าการเตือนเก็บรักษาเอกสารเพื่อช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดในวิธีการจัดเก็บเอกสาร ไม่จำเป็นต้องคำนวณวันหมดอายุด้วยตัวเอง

ระบบการจัดการสัญญากับระบบ CRM มีความแตกต่างกันอย่างไร?

CRM (การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า) มุ่งเน้นไปที่การติดตามความสัมพันธ์และโอกาสของลูกค้า ตั้งแต่การพัฒนาไปจนถึงการปิดการขายในทุกช่องทางธุรกิจ; ระบบการจัดการสัญญามุ่งเน้นในการติดตามวงจรชีวิตของเอกสารสัญญา ตั้งแต่การร่าง การลงนาม จนกระทั่งหมดอายุหรือการต่อสัญญา ทั้งสองได้มีความเข้าใจซึ่งกันและกันสูง ข้อมูลสัญญาหลังจากการขายจะต้องอย่างอัตโนมัติออกไปยัง CRM ข้อมูลลูกค้าใน CRM ควรนำมาส่งผ่านไปสู่สัญญาใหม่ด้วย管理王ได้รวมทำฟังก์ชันทั้งสองเข้าในแพลตฟอร์มเดียวกัน ข้อมูลเชื่อมต่อกันโดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการเชื่อมต่อเพิ่มเติม

การนำระบบการจัดการสัญญาเข้ใช้งานจำเป็นต้องใช้เวลานานแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับจำนวนและขนาดของเอกสารสัญญาที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ ฟังก์ชันการจัดการสัญญาของ管理王 ใช้งานได้ทันทีจากคลาวด์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งหรือสร้าง IT หลังจากทำบัญชีเสร็จจะสามารถเริ่มการใช้งานได้ในวันนั้น หากมีเอกสารสัญญาเก่าจำนวนมากที่ต้องนำเข้าสถานที่ ทีมที่ปรึกษาของ管理王 จะช่วยวางแผนกระบวนการนำเข้าสัญญา สามารถปรับตั้งค่าพื้นฐานได้อย่างรวดเร็วภายในช่วงเวลา 2 สัปดาห์

แหล่งข้อมูล

• กฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (แก้ไข 15 พฤษภาคม 113) ฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ กระทรวงพัฒนาดิจิทัล
• ประมวลกฎหมาย (แก้ไขปี 110) มาตรา 127, 153, 490 ฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ กระทรวงยุติธรรม
• ฟังก์ชันการจัดการสัญญาของ管理王 AI.com.tw 管理王 (กลุ่ม戰國策)
• ฟังก์ชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของ管理王 AI.com.tw 管理王 (กลุ่ม戰國策)

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่ความคิดเห็นทางกฎหมายหรือทางภาษี ต้องปฏิบัติตามประกาศล่าสุดจากหน่วยงานที่มีอำนาจ