Apa itu Tanda Tangan Elektronik? Kekuatan Hukum, Proses, dan Poin Penting untuk Penerapan Perusahaan｜Rekomendasi Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan atau cap yang dibuat secara elektronik, digunakan untuk mengidentifikasi identitas penandatangan dan mengkonfirmasi keaslian dokumen elektronik. Menurut UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan (revisi 15 Mei 113), setiap dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik yang memenuhi ketentuan hukum ini secara fungsional sama dengan dokumen dan tanda tangan fisik, dan tidak boleh ditolak hanya karena bentuk elektroniknya.

Singkatnya: Tanda tangan elektronik sah, berlaku, dan memiliki kekuatan yang sama dengan kertas. Setelah perusahaan mengadopsi tanda tangan elektronik, proses penandatanganan kontrak yang sebelumnya memakan waktu beberapa hari dari "cetak→kirim→tandatangani→扫描→kembali", kini dapat dipersingkat hingga hanya dengan mengklik tautan, bisa diselesaikan dalam beberapa menit saja.

UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan telah mengalami beberapa perubahan setelah lebih dari 20 tahun, dengan undang-undang baru yang memperkuat kekuatan hukum dari tanda tangan digital, menghapus persyaratan bahwa "harus mendapatkan persetujuan dari pihak lain", dan memperluas ruang lingkup penggunaan dokumen elektronik. Usaha kecil dan menengah kini dapat secara sah menggunakan tanda tangan elektronik untuk menggantikan cap kertas, baik untuk kontrak kerja, kontrak pengadaan, NDA, atau dokumen perekrutan karyawan.

Artikel ini menjelaskan secara lengkap mengenai definisi tanda tangan elektronik, perbedaan dengan tanda tangan digital, poin penting dalam regulasi terbaru, proses penerapan perusahaan, serta standar kunci dalam memilih sistem, menjadi panduan paling lengkap bagi usaha kecil dan menengah di Taiwan untuk memasuki dunia tanda tangan elektronik.

Apa itu Tanda Tangan Elektronik? Definisi dan Konsep Inti

Tanda tangan elektronik (Electronic Signature) adalah data yang dilampirkan pada dokumen elektronik, digunakan untuk mengidentifikasi identitas penandatangan dan mengkonfirmasi persetujuan penandatangan terhadap isi dokumen. Dengan kata lain, ini adalah pengganti tradisional dari tindakan "tanda tangan atau cap yang ditulis tangan secara langsung".

Pasal 2 UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan mendefinisikan tanda tangan elektronik sebagai: "data yang dilampirkan pada dokumen elektronik dan terkait dengannya, digunakan untuk mengidentifikasi dan mengkonfirmasi identitas serta kelayakan penandatangan dokumen elektronik dan keaslian dokumen tersebut." Badan pengatur adalah Kementerian Pengembangan Digital.

Prinsip Kerja Tanda Tangan Elektronik

Inti dari tanda tangan elektronik terletak pada "ikatan identitas" dan "tidak dapat diubah". Ketika penandatangan mengklik untuk mengonfirmasi tanda tangan, sistem akan:

1. Mencatat waktu tanda tangan, alamat IP, perangkat yang digunakan
2. Menghasilkan kode identifikasi unik untuk catatan tanda tangan
3. Mengunci isi dokumen (setiap perubahan akan membuat tanda tangan menjadi tidak sah)
4. Secara otomatis mengarsipkan dan memberi tahu pihak terkait

Mekanisme ini bersama-sama membentuk suatu "jejak audit" (Audit Trail), yang membuat tanda tangan elektronik tidak hanya "tanda tangan saja" tetapi setiap langkah memiliki cap waktu yang dapat dibuktikan. Jika terjadi sengketa di kemudian hari, ada bukti yang sah.

Tanda Tangan Elektronik vs Tanda Tangan Tulis Tangan yang Dipindai

banyak orang bingung antara "tanda tangan elektronik" dan "gambar tanda tangan tulisan tangan yang dipindai", kedua hal ini berbeda jauh:

• Gambar Tanda Tangan yang Dipindai: Hanya berupa gambar, dapat dengan mudah disalin dan ditempel, dan tidak memiliki kekuatan verifikasi
• Sistem Tanda Tangan Elektronik: Memastikan bahwa tindakan tersebut dilakukan sendiri oleh penandatangan melalui verifikasi identitas (kode verifikasi email, OTP SMS, dll) dan menyimpan jejak audit yang lengkap

Ketika menyimpulkan kekuatan hukum dokumen elektronik di Taiwan, yang dilihat bukanlah "apakah ada nama atau gambar orang tersebut", tetapi "apakah ada mekanisme identifikasi identitas yang dapat diandalkan".

Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apa Perbedaannya?

Tanda tangan elektronik adalah kategori luas, sementara tanda tangan digital (Digital Signature) adalah salah satu jenis dengan level keamanan tertinggi.

Perbedaan Teknologi Inti

Tanda tangan digital menggunakan "algoritma enkripsi asimetris" (Asymmetric Cryptography): sistem menghasilkan sepasang "kunci privat" dan "kunci publik" untuk penandatangan, di mana kunci privat dipegang oleh penandatangan yang digunakan untuk mengenkripsi nilai hash dokumen; penerima menggunakan kunci publik untuk mendekripsi dan memastikan isi dokumen tidak diubah, serta benar-benar ditandatangani oleh pemegang kunci privat.

Proses ini memerlukan penerbitan sertifikat digital oleh "badan sertifikat" (Certificate Authority, CA), dan badan sertifikat yang sah di Taiwan diawasi oleh Kementerian Pengembangan Digital.

Menurut Pasal 2 UU Tanda Tangan Elektronik, definisi tanda tangan digital adalah: "data yang dihasilkan dari dokumen elektronik dengan algoritma matematika atau cara lain menjadi data digital dengan panjang tertentu, dan di-encrypt dengan kunci privat penandatangan, membentuk tanda tangan elektronik, dan dapat divalidasi dengan kunci publik."

Perbandingan Tingkat Keamanan dan Kekuatan Hukum

Tabel: Perbandingan Jenis Tanda Tangan Elektronik

Rekomendasi Praktis untuk Usaha Kecil dan Menengah

Bagi usaha kecil dan menengah Taiwan, tanda tangan elektronik dalam kontrak bisnis umum (kontrak penjualan, NDA, kontrak jasa) yang menggunakan sistem tanda tangan elektronik dengan kode verifikasi email atau OTP SMS sudah mencukupi persyaratan regulasi dan memiliki bukti yang cukup dalam litigasi. Hanya dalam kasus tertentu seperti transaksi keuangan besar, diperlukan penerapan tanda tangan digital (dengan sertifikat CA).

Kekuatan Hukum Tanda Tangan Elektronik: Poin Penting Revisi UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan 2024

UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan awalnya berlaku pada tahun 90 (2001) dan tidak mengalami revisi besar hampir selama 20 tahun, akhirnya pada 30 April tahun 113 menyelesaikan pembacaan tiga kali dan diumumkan resmi mulai berlaku pada 15 Mei, merupakan pembaruan total.

Perbedaan Kunci Sebelum dan Sesudah Revisi

Peraturan lama: Menggunakan tanda tangan elektronik atau dokumen elektronik harus "dapat diterima oleh pihak lain" agar sah. Kondisi ini menyebabkan masalah dalam praktik—bahkan jika pihak lain sudah mengklik tanda tangan, mereka masih dapat mengklaim "tidak setuju untuk menggunakan bentuk elektronik" untuk membatalkan kekuatan hukum.

Peraturan baru: Menghapus "persetujuan pihak lain" sebagai persyaratan awal, menggantinya dengan "memberikan kesempatan untuk menolak dalam cara yang wajar secara objektif kepada pihak yang terlibat". Artinya, selama pihak lain diberi pemberitahuan dan kesempatan untuk menolak sebelum menggunakan tanda tangan elektronik, penandatanganan elektronik selanjutnya akan memiliki kekuatan hukum.

Tiga Prinsip Inti dari Hukum Baru

1. Prinsip Kesetaraan Fungsi

UU Tanda Tangan Elektronik secara tegas menyatakan: Dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik yang memenuhi ketentuan UU ini, dalam fungsi setara dengan dokumen fisik dan tanda tangan, tidak boleh ditolak hukumnya hanya karena bentuk elektronik. Ini adalah pasal terpenting yang menetapkan kesetaraan status tanda tangan elektronik dan tanda tangan kertas.

2. Kekuasaan Tanda Tangan Digital yang Terbukti

Hukum baru memberikan tanda tangan digital yang ditandatangani menggunakan sertifikat yang dikeluarkan oleh badan sertifikat yang diakui oleh pemerintah, memiliki kekuatan "dianggap sebagai tanda tangan pribadi". Dalam litigasi, beban pembuktian berpindah: jika salah satu pihak mengklaim bukan tanda tangan mereka, maka mereka harus membuktikannya sendiri.

3. Penjelasan Terbuka Lingkup Pengecualian

Hukum baru mengatur secara jelas pengecualian yang tidak berlaku untuk tanda tangan elektronik, harus sesuai dengan hukum atau perintah yang diberi wewenang oleh hukum. Instansi pemerintah tidak boleh secara sembarangan mengumumkan pengecualian. Ketentuan pengecualian yang diumumkan di periode hukum lama akan berakhir setelah satu tahun penerapan hukum baru (yakni setelah 15 Mei 2025).

Dokumen Apa yang Masih Memiliki Pembatasan Khusus Saat Ini?

Menurut kerangka hukum yang berlaku, tipe dokumen berikut mungkin memiliki regulasi tambahan:

• Dokumen Proses Hukum: Surat gugatan, permohonan, dll, yang diumumkan terpisah oleh Mahkamah Agung atau Kementerian Hukum.
• Dokumen Administratif Tertentu: Dokumen yang secara hukum diatur oleh instansi pemerintah.
• Dokumen Keuangan Tertentu: yang diatur oleh lembaga pengatur keuangan.

Untuk dokumen bisnis sehari-hari yang paling umum digunakan dalam operasi usaha kecil dan menengah, seperti kontrak bisnis, kontrak kerja, kontrak pengadaan, dan NDA, kini semua sudah dapat menggunakan tanda tangan elektronik. Jika ada keraguan, disarankan untuk berkonsultasi dengan profesional hukum berdasarkan pengumuman terbaru dari Kementerian Pengembangan Digital.

Artikel ini adalah informasi umum dan tidak merupakan penasihat hukum; silakan ikuti pengumuman terbaru dari badan pengatur.

Jenis Dokumen yang Paling Sering Digunakan Perusahaan untuk Tanda Tangan Elektronik

Jenis Penjualan dan Pengadaan

Kontrak Penjualan: Konfirmasi pelanggan mengenai produk, jumlah, dan syarat pengiriman. Tanda tangan elektronik dapat mempercepat waktu balik kontrak, sehingga bisnis dapat cepat mengamankan pesanan.

Kontrak Pengadaan: Kontrak kerangka atau pesanan individual kepada pemasok. Bentuk elektronik memungkinkan departemen pengadaan mengurangi banyak dokumentasi kertas; setelah tanda tangan selesai, bisa langsung terhubung ke proses pengadaan.

Surat Konfirmasi Penawaran: Konfirmasi tertulis pelanggan terhadap penawaran, membentuk dasar kontrak yang memiliki kekuatan hukum. Menggabungkan sistem penawaran memungkinkan bisnis menyelesaikan dari permintaan penawaran hingga transaksi secara utuh.

Jenis Sumber Daya Manusia dan Tenaga Kerja

Kontrak Kerja: Dokumen yang diperlukan untuk karyawan baru, termasuk syarat kerja, gaji, dan deskripsi pekerjaan. Tanda tangan elektronik memungkinkan perekrutan jarak jauh dan karyawan yang berada di lokasi berbeda, dan dapat terhubung langsung ke sistem sumber daya manusia untuk pengarsipan otomatis.

Perjanjian Kerahasiaan (NDA): Kesepakatan bahwa kedua belah pihak tidak akan mengungkapkan rahasia bisnis, berlaku untuk karyawan baru, mitra kerja, dan konsultan.

Dokumen Perjanjian Pemutusan Hubungan Kerja: Konfirmasi syarat pemutusan hubungan kerja, tanggal berakhirnya masa kerja, dan klausul larangan persaingan.

Borang Evaluasi Kinerja: Dokumen konfirmasi setelah pembicaraan evaluasi kinerja tahunan atau triwulanan.

Jenis Kerjasama Bisnis

Kontrak Jasa: Kesepakatan multihak tentang layanan, agen, atau kontrak lisensi.

Kontrak Sewa: Kesepakatan tertulis mengenai sewa kantor atau peralatan.

Formulir Data Dasar Pemasok: Mengumpulkan informasi perusahaan dan rekening bank dari pemasok baru, yang harus ditandatangani oleh pihak lain.

Tabel: Jenis Dokumen dan Tingkat Rekomendasi Tanda Tangan Elektronik

Proses Penerapan Tanda Tangan Elektronik Perusahaan yang Lengkap

Penerapan tanda tangan elektronik tidak hanya "memilih satu perangkat lunak", tetapi merupakan perombakan proses. Berikut adalah langkah-langkah penerapan yang umum dilakukan oleh perusahaan:

Langkah Pertama: Inventarisasi Dokumen yang Perlu Didigitalkan

Mulailah dengan mencantumkan jenis dokumen yang paling sering ditandatangani, memakan waktu lama, dan mudah hilang. Biasanya dimulai dari "kontrak eksternal" (kontrak penjualan, kontrak pengadaan) atau "dokumen sumber daya manusia" (kontrak kerja, NDA) adalah titik awal yang memiliki resistensi paling rendah dan manfaat paling cepat.

Langkah Kedua: Konfirmasi Persyaratan Kepatuhan Hukum

Konfirmasi apakah dokumen yang akan didigitalkan memiliki regulasi khusus:

• Persyaratan hukum ketenagakerjaan untuk kontrak kerja (bentuk elektronik yang sesuai dengan UU Tanda Tangan Elektronik sudah diterima)
• Apakah melibatkan dokumen dengan instansi pemerintah atau proses hukum
• Apakah ada regulasi khusus dari badan pengatur industri tertentu (seperti keuangan, kesehatan)

Langkah Ketiga: Pilih Sistem Tanda Tangan Elektronik yang Sesuai Kebutuhan

Poin-poin penting untuk mengevaluasi saat memilih sistem:

• Apakah sesuai dengan UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan
• Apakah jejak audit lengkap (cap waktu, alamat IP, perangkat yang digunakan)
• Kekuatan verifikasi identitas (kode verifikasi email, OTP SMS)
• Apakah mendukung tanda tangan banyak pihak dan tanda tangan berurutan
• Memiliki mekanisme pengingat otomatis dan pengingat jatuh tempo
• Tingkat integrasi dengan sistem yang sudah ada (CRM, Sumber Daya Manusia, ERP)

Langkah Keempat: Desain Proses Persetujuan Internal

Tentukan dokumen mana yang perlu disetujui secara internal sebelum dikirim ke pihak lain. Setelah transaksi disiapkan oleh tim penjualan, apakah akan langsung dikirim, atau harus disetujui oleh hukum atau manajer terlebih dahulu? Bagaimana mengontrol wewenang untuk menggunakan cap? Menjelaskan desain proses ini, agar tanda tangan elektronik dapat benar-benar menggantikan kebiasaan cap kertas yang ada.

Langkah Kelima: Buat Template dan Latih Karyawan

Kontrak yang umum digunakan disimpan sebagai template sistem, dengan kolom tanda tangan dan informasi yang diperlukan sudah disiapkan, sehingga salesperson dapat menerapkannya dengan sekali klik tanpa perlu mengatur ulang setiap kali. Fokus latihan pada tiga hal: cara mengirim, cara mengingatkan tanda tangan, cara memeriksa kemajuan.

Langkah Keenam: Meluncurkan dan Memantau Data Penggunaan

Setelah sistem diluncurkan, amati tingkat tanda tangan, rata-rata waktu pengembalian, proporsi keterlambatan, dll. Indikator ini dapat dengan cepat menemukan titik-titik kesulitan dalam proses: apakah salah mengirim, tidak ada batas waktu, atau metode verifikasi yang salah dipilih.

Fungsi Kunci dalam Memilih Sistem Tanda Tangan Elektronik

Saat memilih sistem tanda tangan elektronik, usaha kecil dan menengah di Taiwan harus memberi perhatian khusus pada aspek-aspek berikut:

Keutuhan Jejak Audit

Ini adalah inti dari kekuatan hukum tanda tangan elektronik. Sistem harus mencatat waktu, alamat IP, perangkat yang digunakan pada setiap langkah dan memastikan catatan ini tidak dapat diubah. Jika terjadi sengketa di kemudian hari, jejak ini menjadi bukti paling penting.

Mekanisme Verifikasi Identitas

Minimal harus ada kode verifikasi email atau OTP SMS. Untuk kontrak penting, dapat membuka dua jenis verifikasi secara bersamaan, sehingga pihak lain harus melewati verifikasi identitas sebelum dapat menandatangani, secara signifikan mengurangi risiko sengketa "menyangkal bahwa ini adalah tanda tangannya".

Pengingat Otomatis dan Pengelolaan Jatuh Tempo

Masalah paling umum setelah dokumen dikirim adalah "tidak ada kabar". Sistem harus mampu otomatis mengingatkan setelah sejumlah hari yang ditentukan, dan memberi tahu pengirim sebelum jatuh tempo, sehingga proses tanda tangan berjalan maju tanpa bergantung pada pelacakan manual.

Tanda Tangan Berurutan Banyak Pihak

Kontrak dengan tiga pihak atau lebih (seperti pemilik, kontraktor, penjamin) memerlukan dukungan sistem untuk memberi pemberitahuan secara berurutan, sehingga penandatangan sebelumnya harus menandatangani sebelum memberi tahu yang berikutnya, untuk menghindari kekacauan urutan atau versi dokumen yang tidak konsisten.

Integrasi dengan Sistem Lain

Tanda tangan elektronik yang digunakan sendirian tidak memberikan manfaat yang banyak; saat terintegrasi dengan sistem CRM, status kontrak secara otomatis memperbarui catatan pelanggan; setelah karyawan menyelesaikan kontrak kerja, sistem sumber daya manusia secara otomatis membuat profil karyawan; setelah kontrak pengadaan ditandatangani, proses pengadaan ERP secara otomatis dapat dimulai. Semakin dalam tingkat integrasi, semakin banyak waktu manual yang dapat dihemat.

Desain Lokal Taiwan

Antarmuka dalam bahasa Mandarin Tradisional, mendukung pengiriman tautan melalui LINE (saluran komunikasi paling umum di Taiwan), sesuai dengan kebiasaan bisnis lokal, adalah faktor kunci yang mempengaruhi tingkat penerimaan para karyawan dan kesediaan pelanggan untuk bekerja sama.

Untuk perbandingan fungsi antar sistem, Anda dapat merujuk ke Panduan Pemilihan Sistem Tanda Tangan Elektronik Taiwan 2026.

Cara Menggunakan 管理王 untuk Tanda Tangan Elektronik

Sistem kontrak elektronik dan tanda tangan elektronik 管理王 AI.com.tw dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah di Taiwan, dari pengiriman kontrak hingga penyelesaian tanda tangan oleh kedua belah pihak, dapat diselesaikan dalam beberapa menit. Berikut adalah penjelasan cara operasionalnya:

Membuat dan Mengirim Kontrak

管理王 memiliki perpustakaan template kontrak yang umum digunakan, termasuk kontrak kerja, kontrak pengadaan, NDA, kontrak layanan, dll, yang mendukung pengisian dinamis (nama pelanggan, nomor identifikasi, jumlah, tanggal), template yang sama dapat diterapkan hanya dengan mengganti pihak tanpa perlu mengetik ulang setiap kali. Setelah mengisi email penerima, klik kirim, pihak lain menerima tautan eksklusif yang dapat dibuka di ponsel atau komputer untuk menandatangani, tanpa perlu mengunduh aplikasi atau mendaftar akun. Tautan tanda tangan juga dapat dikirim melalui LINE atau pesan teks, yang lebih sesuai dengan kebiasaan pengguna di Taiwan.

Verifikasi Identitas dan Penandatanganan

Sistem mengirim kode verifikasi 6 digit ke email atau ponsel penandatangan (OTP SMS), hanya setelah memasukkan dengan benar baru dapat melakukan tanda tangan; kode verifikasi berlaku selama 10 menit, dengan maksimal 5 kali percobaan. Untuk kontrak penting, dapat membuka verifikasi ganda melalui email dan pesan teks. Jika perlu membatasi agar hanya dapat menandatangani di lingkungan jaringan perusahaan, dapat mengatur daftar IP yang diperbolehkan (mendukung satu IP, seluruh subnet, dan wildcard).

Pengingat Otomatis dan Manajemen Jatuh Tempo

Setelah dokumen dikirim, sistem secara otomatis melacak status tanda tangan. Jika tiga hari belum ditandatangani, otomatis akan mengirimkan pengingat lagi, setelah itu setiap tiga hari sekali, maksimal tiga kali, sehingga pengingat tidak berubah menjadi gangguan. Jika terdapat batasan waktu untuk tanda tangan, sistem akan memberi pemberitahuan kepada pembuat dokumen 7 hari, 3 hari, 1 hari sebelum jatuh tempo (tanpa langsung mengganggu pelanggan), sehingga pihak internal dapat memutuskan apakah akan terus mengingatkan atau menunda. Di panel kontrol manajer, jelas terlihat di mana pengorbanan dokumen berada, siapa yang belum menandatangani.

Proses Persetujuan Internal

Setelah transaksi disiapkan, tidak perlu langsung mengirim, tetapi dapat melalui proses persetujuan internal—hanya setelah mendapat persetujuan manajer baru dapat dikirim ke pelanggan. Pengaturan wewenang cap untuk izin penggunaan stempel perusahaan diatur secara terpisah, siapa yang dapat mengunggah dan siapa yang dapat menempel harus jelas untuk menghindari orang menggunakan stempel perusahaan untuk mendukung dokumen yang tidak seharusnya.

Pengarsipan dan Pencarian Kontrak

Setelah penandatanganan selesai, sistem otomatis mengirimkan salinan PDF kepada kedua belah pihak, lalu mengarsipkannya ke dalam modul manajemen kontrak. Semua kontrak dikelola secara terpusat, dikategorikan berdasarkan jenis, sehingga dapat menarik kontrak tertentu dalam beberapa detik, tidak perlu lagi mencari di lautan email. Kontrak kertas atau PDF yang sudah ditandatangani di tempat lain juga mendukung pengunggahan untuk pengarsipan, memungkinkan semua kontrak, terlepas dari sumbernya, dikelola di satu tempat.

Integrasi Mendalam dengan Modul Lain

Tanda tangan elektronik 管理王 terintegrasi secara asli dengan CRM, sistem Sumber Daya Manusia, ERP, tanpa perlu membuat API dan tanpa biaya integrasi: setelah pelanggan menandatangani kontrak penjualan, data pelanggan di CRM secara otomatis diperbarui; setelah karyawan menandatangani kontrak kerja, sistem Sumber Daya Manusia otomatis membuat file karyawan; setelah kontrak pengadaan ditandatangani, proses pengadaan ERP dapat dimulai secara otomatis. Rencana gratis dapat digunakan selamanya, segera dapatkan pengalaman lengkap fungsi tanda tangan elektronik, tanpa perlu mengikat kartu kredit.

Kelompok 戦國策 telah melayani lebih dari 30,000 perusahaan. Fitur tanda tangan elektronik 管理王 sudah dipertimbangkan sesuai dengan kebiasaan bisnis Taiwan (pemberitahuan LINE, antarmuka dalam bahasa Mandarin Tradisional, sesuai dengan hukum ketenagakerjaan), dapat digunakan sehari setelah online, dengan tingkat penerimaan karyawan yang tinggi.

FAQ

Apakah Tanda Tangan Elektronik di Taiwan Memiliki Kekuatan Hukum?

Ya. Berdasarkan UU Tanda Tangan Elektronik Taiwan (revisi 15 Mei 113, badan pengatur: Kementerian Pengembangan Digital), dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik yang memenuhi ketentuan sah secara fungsional sama dengan dokumen fisik dan tanda tangan, dan tidak boleh ditolak hanya karena bentuk elektronik. Penggunaan tanda tangan digital yang diterbitkan oleh badan sertifikat yang diakui pemerintah, juga memiliki kekuatan hukum "dianggap sebagai tanda tangan pribadi".

Apakah Pihak Lain yang Tidak Memiliki Akun Dapat Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?

Bisa. Salah satu kemudahan tanda tangan elektronik adalah bahwa pihak yang menandatangani hanya perlu menerima tautan dan melewati verifikasi melalui kode verifikasi email atau SMS, dapat menyelesaikan penandatanganan di browser, tanpa perlu membuat akun atau menginstal perangkat lunak sebelumnya. Tanda tangan dapat menggunakan ponsel, tablet, atau komputer, dan tautan dapat dikirimkan langsung melalui LINE atau SMS.

Seberapa Lama Jejak Audit Tanda Tangan Elektronik Harus Disimpan?

Tergantung pada jenis kontrak. Untuk kontrak bisnis umum, disarankan disimpan minimal selama beberapa tahun setelah kontrak berakhir; untuk dokumen terkait pekerja, disarankan disimpan setidaknya selama 7 tahun setelah karyawan keluar (mengacu pada ketentuan UU Ketenagakerjaan); untuk bukti pajak, sesuai dengan UU Akuntansi Bisnis harus disimpan setidaknya 10 tahun. Durasi penyimpanan yang sebenarnya harus mengacu pada pengumuman terbaru dari badan pengatur.

Jika Pihak Lain Menyangkal Tanda Tangan tersebut, Apa yang Harus Dilakukan?

Jejak audit akan menjadi bukti kunci. Jejak audit yang lengkap harus mencatat: kapan pemberitahuan diterima, kapan tautan dibuka, dari alamat IP mana, menggunakan perangkat apa, dan melalui metode verifikasi identitas apa. Jika menggunakan tanda tangan digital (sertifikat CA), UU Tanda Tangan Elektronik juga memberikan "dianggap sebagai tanda tangan pribadi" yang lebih kuat, sehingga tanggung jawab pembuktian berpindah kepada pihak yang menyangkal.

Apakah Tanda Tangan Elektronik Dapat Digunakan untuk Kontrak Kerja?

Saat ini, UU Ketenagakerjaan mengharuskan kontrak kerja untuk berada dalam bentuk tertulis, dan dokumen elektronik yang memenuhi ketentuan UU Tanda Tangan Elektronik telah diterima sebagai bentuk tertulis, sehingga penggunaan tanda tangan elektronik untuk kontrak kerja adalah mungkin. Disarankan untuk memverifikasi bahwa sistem yang digunakan memiliki jejak audit lengkap dan fitur verifikasi identitas, berdasarkan pengumuman terbaru dari badan pengatur.

Sumber Data

• UU Tanda Tangan Elektronik - Database Peraturan Nasional (revisi 15 Mei 113, badan pengatur: Kementerian Pengembangan Digital)
• Panduan Revisi UU Tanda Tangan Elektronik 2024 - Kantor Hukum Li Ming Hsun (diperiksa pada Maret 2025)
• Halaman fitur kontrak elektronik dan tanda tangan elektronik 管理王
• Halaman fitur manajemen kontrak 管理王

Artikel ini adalah informasi umum dan tidak membentuk pendapat hukum; silakan rujuk pada pengumuman terbaru dari Kementerian Pengembangan Digital dan badan pengatur terkait.