คู่มือการจัดซื้อที่ครบถ้วน: ตั้งแต่การขอซื้อ การเปรียบเทียบราคา จนถึงการตรวจรับสินค้า｜แนะนำระบบจัดซื้อ

ระบบการจัดซื้อเป็นเครื่องมือในการจัดการที่ทำให้บริษัทสามารถดิจิทัลกระบวนการขอซื้อ เปรียบเทียบราคา สั่งซื้อ ตรวจรับ และการชำระเงินได้ สำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง การไม่มีระบบการจัดซื้อหมายความว่าการใช้จ่ายทุกครั้งจะต้องพึ่งพา Excel กลุ่ม LINE และเอกสารที่พิมพ์ซึ่งเป็นในลักษณะยากต่อการตรวจสอบ และยังเสี่ยงที่การเปรียบเทียบราคาและการควบคุมงบประมาณจะผิดพลาด เมื่อมีการนำระบบจัดซื้อเข้ามาใช้ เงินแต่ละบาทที่ขอใช้ในระบบจะมีการเก็บบันทึกที่ชัดเจนจากการเสนอความต้องการไปจนถึงการชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์ ผู้บังคับบัญชาสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าใบสั่งซื้อแต่ละใบอยู่ขั้นตอนไหน และบุคคลที่เกี่ยวข้องด้านการเงินไม่ต้องรอสิ้นเดือนเพื่อรวบรวมรายงานด้วยมือ สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ค่าความสำคัญของระบบจัดซื้อคือ: ทำให้ทุกบาทใช้จ่ายอย่างชัดเจน ซื้ออย่างมีเหตุผล และสามารถตรวจสอบได้

ระบบการจัดซื้อคืออะไร?

ระบบการจัดซื้อ (Procurement System) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดของบริษัท ฟังก์ชันหลักประกอบด้วยการขอซื้อ การตรวจสอบ การเปรียบเทียบราคา การออกใบสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชำระเงิน สำหรับบริษัทที่มีความต้องการการจัดซื้อจำนวนมากในอุตสาหกรรมการผลิต การค้าปลีก การบริการอาหาร หรือบริการ ระบบการจัดซื้อสามารถแทนที่เอกสารกระดาษและข้อความที่กระจัดกระจายอยู่ในแอปพลิเคชันการสื่อสาร ทำให้กระบวนการจัดซื้อได้รับการมาตรฐาน สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และสอดคล้องกับกฎระเบียบ

ตามหลักเกณฑ์การจัดตั้งระบบควบคุมภายในของบริษัทจดทะเบียนที่ออกโดยคณะกรรมการกำกับการเงิน กระบวนการจัดซื้อและการชำระเงินเป็นหนึ่งในจุดสำคัญของการควบคุมภายในของบริษัท ขั้นตอนมาตรฐานต้องครอบคลุมการขอซื้อ การเจรจา การตรวจรับสินค้า บันทึกบัญชีเจ้าหนี้ และการอนุมัติการชำระเงิน ระบบควบคุมภายในเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับบริษัทขนาดเล็กและกลางที่ไม่ได้จดทะเบียนได้เช่นกัน: ยิ่งตั้งกฎระเบียบในกระบวนการจัดซื้อได้เร็วขึ้น ความเสี่ยงและการเกินงบประมาณก็จะน้อยลง

กฎหมายการบัญชีการค้ามาตรฐานของไต้หวันได้ระบุว่าบริษัทจะต้องจัดตั้งขั้นตอนการจัดการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ตามความต้องการในการควบคุมภายในและเป้าหมายการจัดการ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำธุรกรรมแต่ละครั้งมีหลักฐานที่ตรวจสอบได้ ในทางปฏิบัติ ระบบการจัดซื้อเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการอัปเกรดการควบคุมตามข้อกำหนดจากการทำงานกระดาษไปสู่การบันทึกดิจิทัลทั้งหมด

ความแตกต่างระหว่างระบบการจัดซื้อกับโมดูลการจัดซื้อ ERP

ระบบการจัดซื้อที่สมบูรณ์สามารถทำงานแยกได้ หรือจะรวมเข้ากับระบบ ERP ก็ได้ ข้อดีของโมดูลการจัดซื้อแยกคือสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีอัตราการเรียนรู้ต่ำ แต่ถ้าใบสั่งซื้อ การจัดการคลังสินค้า และ ระบบบัญชี เป็นอิสระจากกัน ก็ต้องทำการป้อนข้อมูลด้วยมือซ้ำหรือพึ่งพาค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อ API เพิ่มเติม โมดูลการจัดซื้อ ERP ที่รวมกันอาจมีการตั้งค่าเบื้องต้นที่ซับซ้อน แต่ในระยะยาวจะลดค่าใช้จ่ายในการป้อนข้อมูลซ้ำและค่าบำรุงรักษาระบบได้อย่างมาก

รายละเอียดกระบวนการจัดซื้อสี่ส่วนสำคัญ

เพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชันของระบบการจัดซื้อ ก่อนอื่นจะต้องแยกกระบวนการจัดซื้อที่ครบถ้วนของบริษัท องค์ประกอบแต่ละรายการมีจุดสำคัญในการจัดการและความเสี่ยงที่พบบ่อย

ด่านแรก: การขอซื้อ

พนักงานในแผนกจะยื่นคำขอซื้อโดยอิงตามความต้องการในการผลิต การบริหารจัดการ หรือธุรกิจ โดยกรอกข้อมูลรายการ จำนวน เงินที่คาดการณ์ เวลาที่ใช้งาน และเหตุผลในการขอซื้อ สำหรับบริษัทที่ไม่มีระบบขอซื้อออนไลน์มักจะพึ่งพาข้อความ LINE หรือแบบฟอร์มทางกายภาพเพื่อส่งข้อมูล ผู้บังคับบัญชามักไม่ชัดเจนว่า "ใครซื้ออะไร เมื่อไหร่ และมีงบประมาณสนับสนุนหรือไม่" จุดควบคุมที่สำคัญที่สุดของการขอซื้อออนไลน์คือการให้ความมั่นใจกว่าการใช้จ่ายแต่ละครั้งอยู่ในขอบเขตที่อนุมัติ ไม่ใช่การยื่นกลับทีหลัง

ด่านที่สอง: การจัดซื้อและการเปรียบเทียบราคา

พนักงานจัดซื้อจะสอบถามราคาไปยังผู้จัดจำหน่ายหนึ่งรายหรือมากกว่าโดยอิงจากใบขอซื้อ เปรียบเทียบราคา เวลาการส่งสินค้า คุณภาพและเงื่อนไขการชำระเงิน จากนั้นตัดสินใจว่าจะสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายไหน โดยในขั้นตอนนี้มีความเสี่ยงสองประเภทที่อาจเกิดขึ้นได้ง่าย: การซื้อจากผู้จัดจำหน่ายเดียวและไม่ทำการเปรียบเทียบราคา รวมถึงราคาสัญญาที่ยังไม่ได้ใช้ในใบสั่งซื้อทุกใบ ฟังก์ชันการเปรียบเทียบราคาในระบบการจัดซื้อช่วยลดความเสี่ยงทั้งสองนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การตัดสินใจในการจัดซื้อมีเหตุผลที่ชัดเจน

ด่านที่สาม: การตรวจรับ

เมื่อสินค้าเดินทางมาถึง ผู้จัดการคลังสินค้าหรือพนักงานจัดซื้อจะเปรียบเทียบรายการ จำนวน และคุณภาพว่าตรงตามข้อกำหนดในใบสั่งซื้อหรือไม่ การตรวจรับสินค้าที่ผ่านการตรวจสอบจะถูกนำเข้าคลังสินค้าขณะที่สินค้าที่ไม่ผ่านจะถูกส่งคืนหรือเปลี่ยน การตรวจรับเพียงอิงจากลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ เป็นเรื่องยากที่จะให้หลีกหนีเมื่อเกิดข้อพิพาทเกี่ยวกับคุณภาพในภายหลัง การตรวจรับที่ดิจิทัลสามารถถ่ายภาพและเก็บบันทึกได้ทันที สร้างบันทึกการรับสินค้าที่ครบถ้วนและยากที่จะปฏิเสธ

ด่านที่สี่: การตรวจสอบและการชำระเงิน

เมื่อการตรวจรับเสร็จสิ้น ฝ่ายการเงินจะเปิดคำขอการชำระเงินตามเงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ชำระทันที ชำระรวมที่ 30 วัน ชำระรวมที่ 60 วัน ฯลฯ) เมื่อตรวจสอบผ่านการอนุมัติจะทำการชำระเงิน การเชื่อมโยงอัตโนมัติของการชำระเงินกับบัญชีเจ้าหนี้เป็นคุณค่าแกนหลักในการบูรณาการระหว่างระบบการจัดซื้อและระบบบัญชี — การอนุมัติการชำระเงินจะส่งผลให้เกิดเอกสารบัญชีโดยอัตโนมัติ โดยที่ฝ่ายบัญชีไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเป็นครั้งที่สอง

ฟังก์ชันหลักหกประการของระบบการจัดซื้อ

ฟังก์ชันที่หนึ่ง: การขอซื้อออนไลน์และการลงนามหลายขั้นตอน

ระบบจะกำหนดผู้บังคับบัญชาที่เหมาะสมที่แตกต่างกันโดยอัตโนมัติตามจำนวนเงินการจัดซื้อ การจัดซื้อน้อย (เช่น วัสดุอุปกรณ์สำนักงาน) จะผ่านผู้บังคับบัญชาที่ตรงไปตรงมา การจัดซื้อที่ใหญ่ (เช่น อุปกรณ์เครื่องจักร) จะต้องเป็นไปตามลำดับชั้นในการอนุมัติ การออกแบบนี้ช่วยให้สมดุลทั้งประสิทธิภาพ (การจัดซื้อเล็กน้อยไม่ถูกขัดขวาง) และการควบคุม (การจัดซื้อขนาดใหญ่จะได้รับการดูแลอย่างรอบคอบ) หลีกเลี่ยงปัญหาที่พนักงานฝ่ายจัดซื้อไม่ผ่านขั้นตอนเพราะ "การไปยังการอนุมัติที่ยุ่งยาก"

ฟังก์ชันที่สอง: การเปรียบเทียบราคาผู้จัดจำหน่ายและการประเมินระยะยาว

ระบบจะแยกราคาประวัติของสินค้าที่เหมือนกันจากผู้จัดจำหน่ายที่แตกต่างกัน และเมื่อทำการจัดซื้อลูกค้าสามารถเปรียบเทียบผู้ที่เสนอราคาเสนอราคาต่ำสุดและการส่งสินค้าที่มีเสถียรภาพ ระบบการจัดการผู้รับจัดจำหน่าย ยังสามารถให้คะแนนผู้จัดจำหน่ายตามอัตราการส่งมอบ คุณภาพ และวุฒิภาวะในการบริการ ทำให้เกิดการตัดสินใจในการจัดซื้อที่ไม่ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำส่วนบุคคลหรือความสัมพันธ์ เป็นการสร้างรากฐานที่มั่นคง

ฟังก์ชันที่สาม: การหักงบประมาณแบบเรียลไทม์และการเตือนการเกินงบ

งบประมาณรายเดือนหรือรายปีของแต่ละแผนกจะถูกหักออกตามใบสั่งซื้อแต่ละใบโดยอัตโนมัติ เมื่อใกล้ถึงขีดจำกัด ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้กับผู้บังคับบัญชาเรื่องนี้ เพื่อแก้ไขปัญหาการใช้จ่ายเกินงบที่ไม่มีการเตือนล่วงหน้า แบ่งเบาฝ่ายที่จัดการงบประมาณในแผนกสำหรับรายงานงบประมาณ และฝ่ายการเงินก็สามารถติดตามสถานะการใช้จ่ายของการจัดซื้อทั้งหมดได้ทันที

ฟังก์ชันที่สี่: การนำราคาสัญญาไปใช้โดยอัตโนมัติ

เมื่อเซ็นสัญญากับผู้จัดจำหน่ายสำหรับระยะยาวแล้ว ระบบจะนำราคาที่ตกลงกันไว้ไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อเปิดใบสั่งซื้อ ฟังก์ชันนี้ช่วยกำจัดปัญหาที่พบบ่อยสองประเภท: พนักงานจัดซื้อจำไม่ได้ว่าจะใช้ข้อเสนอพิเศษจากสัญญา และผู้จัดจำหน่ายเรียกเก็บค่าใช้จ่ายสูงนอกเหนือจากราคาสัญญา ทำให้ผลการเจรจาจริงถูกดำเนินการในแต่ละใบสั่งซื้อ ไม่ใช่แค่อยู่ในเอกสารสัญญา

ฟังก์ชันที่ห้า: การตรวจรับโดยถ่ายภาพเก็บบันทึก

เมื่อได้รับสินค้า สามารถถ่ายภาพและอัปโหลดได้ทันที โดยมีการผูกมัดระหว่างภาพถ่าย กับแบบฟอร์มการตรวจรับ และใบสั่งซื้อ ฟังก์ชันนี้ทำให้การตรวจรับจาก "ลายเซ็นแบบกระดาษ → การเก็บในเอกสาร → การค้นหาในภายหลัง" อัปเกรดเป็น "ถ่ายภาพ → อัปโหลดทันที → เก็บถาวร → ค้นหาได้ในไม่กี่วินาที" ขณะนี้เมื่อผู้จัดจำหน่ายมีข้อกังขาเกี่ยวกับคุณภาพ การดึงดูดภาพการตรวจรับในขณะนั้นจะเป็นวิธีการพิสูจน์ที่ตรงที่สุด

ฟังก์ชันที่หก: การเชื่อมโยงคลังและบัญชีโดยอัตโนมัติ

เมื่อได้รับสินค้าแล้วการจัดการคลังสินค้า จำนวนจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ; เมื่อมีการอนุมัติการชำระเงิน จะมีการสร้างใบกำกับภาษีค่าจ่ายโดยอัตโนมัติในระบบบัญชี ข้อมูลจากสามระบบจะถูกส่งไปพร้อมกัน โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำและช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ นอกจากนี้ยังมีการตรวจจับความผิดปกติด้วย AI หากราคาที่จัดซื้อของบางรายการกระโดดขึ้นอย่างมาก ระบบจะแจ้งเตือนผู้บังคับบัญชา เพื่อช่วยในการค้นหาความผิดปกติในการจัดซื้อได้ทันที

การเปรียบเทียบกระบวนการจัดซื้อก่อนและหลังการทำให้เป็นดิจิทัล

ตาราง: การเปรียบเทียบการจัดการการจัดซื้อของบริษัทก่อนและหลังการนำระบบมาใช้งาน

ตัวชี้วัดห้าข้อในการเลือกระบบจัดซื้อสำหรับบริษัทขนาดกลางและเล็ก

ตัวชี้วัดแรก: ความลึกในการบูรณาการกับระบบที่มีอยู่

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของระบบการจัดซื้อ มักจะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายรายเดือน แต่คือ "ค่าการรวมระบบ" ตรวจสอบว่าใบสั่งซื้อสามารถเชื่อมโยงกับคลังสินค้าได้โดยตรงหรือไม่? เมื่อมีการอนุมัติการชำระเงินแล้วสามารถเขียนเข้าทะเบียนบัญชีได้โดยอัตโนมัติหรือไม่? ระบบเสนอราคา ของลูกค้าสามารถกระตุ้นการขอซื้อได้หรือไม่? หากคุณต้องจ่ายค่าธรรมเนียมในการเชื่อมต่อ API เพิ่มเติม หรือพึ่งพาการป้อนข้อมูลซ้ำ ค่าระยะยาวอาจสูงกว่าค่าบริการรายเดือนมาก

ตัวชี้วัดที่สอง: ความยืดหยุ่นของการลงนาม

โครงสร้างองค์กรของบริษัทขนาดกลางและเล็กมักจะเรียบง่ายกว่าบริษัทใหญ่ แต่จำนวนเงินในกระบวนการจัดซื้ออาจแตกต่างกันมาก (ตั้งแต่ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยไปจนถึงค่าใช้จ่ายขนาดใหญ่) ยืนยันว่าระบบสนับสนุนการแบ่งแยกอัตโนมัติตามจำนวนเงิน และการจัดระดับการลงนามที่แตกต่างกันตามแผนกเพื่อหลีกเลี่ยง "ซื้อระบบแต่ดันเป็นรูปแบบเดียวกัน จึงทำให้การดำเนินการยาก"

ตัวชี้วัดที่สาม: ความสมบูรณ์ในการจัดการผู้จัดจำหน่าย

การจัดซื้อเป็นการบริหารความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้จัดจำหน่าย ไม่ใช่แค่ "การซื้อสินค้าในบางครั้ง" จุดตรวจสอบ: มีการสนับสนุนกลไกการให้คะแนนผู้จัดจำหน่ายหรือไม่? มีการเก็บบันทึกประวัติการเปรียบเทียบราคาไว้หรือไม่? สามารถจัดการข้อกำหนดในสัญญาและการเตือนวันหมดอายุได้หรือไม่? การบูรณาการกับระบบการจัดการผู้จัดจำหน่าย มีความลึกซึ้งแค่ไหน? ฟังก์ชันเหล่านี้จะกำหนดว่า ระบบสามารถสนับสนุนการบริหารจัดการผู้จัดจำหน่ายระยะยาวของบริษัทได้หรือไม่

ตัวชี้วัดที่สี่: การสนับสนุนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ผู้จัดการบริษัทขนาดกลางและเล็กในไต้หวันมักจะใช้เวลานอกสถานที่ โรงงาน หรือกับลูกค้า หากระบบการจัดซื้อสามารถใช้งานเฉพาะในเครื่องเดสก์ท็อป การอนุมัติจะเป็นอุปสรรค ยืนยันว่าระบบมีแอปพลิเคชันมือถือหรือมีอินเทอร์เฟซที่ตอบสนองอย่างครบถ้วน เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสามารถอนุมัติใบสั่งซื้อหรือดูรายการตรวจรับได้ทันทีทุกครั้งที่ออกไปทำการธุรกิจเพื่อให้กระบวนการไม่หยุดชะงักในช่วงที่ผู้บังคับบัญชาเดินทาง

ตัวชี้วัดที่ห้า: ความต้องการทางท้องถิ่นของไต้หวัน

จุดนี้มักถูกมองข้าม แต่โดยทั่วไปแล้วเป็นจุดที่เลวร้ายที่สุดหลังจากการนำเข้ามาในระบบ ตรวจสอบรายชื่อตรวจสอบ: มีอินเทอร์เฟซเป็นภาษาจีนดั้งเดิมที่ครบถ้วนหรือไม่; ฟอร์แมตของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในไต้หวัน (แบบสามแยก แบบคลาวด์) รองรับหรือไม่; สามารถทำงานได้กับรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สำนักงานบัญชีหรือไม่ (Dingxin, Yongyou, Zhenghang); ข้อมูลถูกเก็บรักษาในเซิร์ฟเวอร์ภายในประเทศไต้หวันสอดคล้องกับข้อกำหนดในการตรวจสอบของหน่วยงานที่กำกับดูแลหรือไม่ การใช้งานเครื่องมือ SaaS จากต่างประเทศ อาจต้องมีค่าใช้จ่ายในการปรับแต่งเพิ่มเติมเนื่องจากปัญหาในท้องถิ่น

ตาราง: การเปรียบเทียบระบบการเลือกซื้อ (ระบบบูรณาการ vs. SaaS แยก)

การสร้างกระบวนการดิจิทัลโดยใช้管理王 AI.com.tw

ระบบการจัดซื้อของ管理王 AI.com.tw เป็น หนึ่งในโมดูลหลักของระบบ ERP ซึ่งรวมเข้าไว้อย่างเป็นธรรมชาติกับการจัดการคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบการจัดการผู้จัดจำหน่าย และศูนย์กลางการอนุมัติ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อเพิ่มเติม นี่คือกระบวนการปฏิบัติจริง:

1. พนักงานทำการขอซื้อออนไลน์: พนักงานในแผนกกรอกใบคำขอซื้อออนไลน์ แจ้งผู้บังคับบัญชาได้ทันทีไม่ต้องไปวิ่งหาลายเซ็นหรือส่งLINE
2. การจัดการการประเมินโดยอิงตามจำนวนเงิน: ระบบจะมอบหมายผู้บังคับบัญชาโดยอัตโนมัติตามจำนวนเงินการจัดซื้อ โดยผู้บังคับบัญชาสามารถอนุมัติผ่านมือถือด้วยการกดปุ่มเดียว
3. การเปรียบเทียบราคาผู้จัดจำหน่ายหลายราย: พนักงานจัดซื้อเปิดใบสั่งซื้อ ระบบจะดึงประวัติราคาสินค้าจากผู้จัดจำหน่ายที่เก็บไว้โดยอัตโนมัติ โดยคลิกที่ผู้จัดจำหน่ายที่ดีที่สุดและราคาสัญญาจะถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติ
4. การตรวจรับโดยการถ่ายภาพ: ผู้จัดการคลังของคุณใช้โทรศัพท์มือถือในการตรวจรับ ถ่ายภาพ ส่งอัปโหลดไปยังใบสั่งซื้อและทำให้จำนวนสินค้าในคลังได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ
5. การชำระเงินพร้อมการเชื่อมโยงกับบัญชีโดยอัตโนมัติ: การชำระเงินได้รับการอนุมัติแล้ว ใบกำกับภาษีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ บัญชีเจ้าหนี้ได้รับการบันทึกทันที โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลอีกครั้ง

นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชัน MRP ที่เชื่อมต่อกับระบบการผลิต ของเรา ซึ่งจะช่วยคำนวณปริมาณที่ขาดแคลนและแนะนำจำนวนการจัดซื้อโดยอัตโนมัติจากคำสั่งผลิตที่ยังไม่เสร็จ สิ่งนี้ทำให้เกิดวงจรดิจิทัลที่ครบถ้วนตั้งแต่การคาดการณ์การขายไปจนถึงการจัดซื้อวัตถุดิบ โดยเฉพาะเหมาะสำหรับธุรกิจการผลิตขนาดกลางและเล็ก

管理王 มีแผนบริการฟรีที่ใช้งานได้ตลอดไป รองรับสมาชิกได้สูงสุด 10 คน เหมาะสำหรับบริษัทที่กำลังเริ่มต้นเพื่อทดสอบกระบวนการจัดซื้อดิจิทัล เมื่อกระบวนการตรงตามความต้องการแล้วจึงสามารถอัปเกรดได้ แผนระดับสูง (NT$ 5,000 ถึง NT$ 19,900 ต่อเดือน) จะเสนอปริมาณการใช้ AI ที่มากขึ้น ขีดจำกัดจำนวนสมาชิกและการฝึกอบรมทางไกล รายละเอียดการกำหนดราคาสามารถดูได้ที่หน้าบริการ กลุ่ม戰國策 มีบริการมากกว่า 30,000 บริษัท ที่ปรึกษาสามารถให้คำแนะนำส่วนบุคคลตามขนาดบริษัทและความต้องการการจัดซื้อ

คำถามที่พบบ่อย

บริษัทที่นำระบบการจัดซื้อใช้เหมาะสมตั้งแต่กี่คนขึ้นไป?

แม้แต่องค์กรขนาดเล็กที่มีแค่ 3 ถึง 5 คน หากมีการใช้จ่ายการจัดซื้อที่ชัดเจนในแต่ละเดือน (วัสดุสำนักงาน วัตถุดิบ ค่าบริการจากบุคคลภายนอก ฯลฯ) ก็แนะนำให้พิจารณาในการทำขอซื้อออนไลน์ 管理王 มีแผนบริการฟรีที่เหมาะสำหรับสมาชิกได้สูงสุด 10 คน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างมาตรฐานจากการขอซื้อพื้นฐานไปจนถึงการชำระเงิน และหากมีการใช้งานที่สองหรือมากกว่า สามารถอัปเกรดได้สำหรับองค์กรที่มีความต้องการการจัดซื้อเป็นประจำแต่มีจำนวนคนที่น้อย สามารถใช้แผนบริการฟรีเพื่อเป็นข้อพิสูจน์กระบวนการได้

ความแตกต่างระหว่างระบบการจัดซื้อกับ ERP คืออะไร?

ERP (Enterprise Resource Planning) คือระบบที่รวมการเงิน การจัดซื้อ การจัดการคลังสินค้า การผลิต และการบริหารทรัพยากรบุคคลเข้าไว้ในหลายโมดูล; ระบบการจัดซื้อคือหนึ่งในโมดูลที่สำคัญของ ERP และสามารถติดตั้งได้อย่างอิสระ ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดของการเลือก ERP ที่รวมกัน (รวมถึงโมดูลการจัดซื้อ) คือไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำกัน และแต่ละแผนกแบ่งปันฐานข้อมูลเดียวกัน ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาในระยะยาว หากมูลค่าการจัดซื้อไม่สูง ขนาดองค์กรเล็ก ก็สามารถเริ่มต้นจากระบบการจัดซื้อที่แยกได้ในเบื้องต้นได้

ใช้เวลานานแค่ไหนในการนำระบบการจัดซื้อมาใช้?

การตั้งค่าฟังก์ชันมาตรฐานมักใช้เวลาน้อยกว่าหลายชั่วโมงถึงไม่กี่วัน ข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดจำหน่ายและรายการสามารถนำเข้าจาก Excel ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อลดการป้อนข้อมูลซ้ำ หากต้องการกระบวนการอนุมัติที่ปรับแต่งหรือต้องการการเชื่อมต่อกับระบบปัจจุบัน ที่ปรึกษาจะมีการสัมภาษณ์ฟรีสำหรับการประเมินและเสนอราคาและแผนการทำงาน ภายใต้การพัฒนาตามเอกสารของ管理王 จะคิดค่าบริการเป็นตัวเลข NT$1,000/ชั่วโมง เฉพาะเมื่อมั่นใจในเอกสารจึงจะเริ่มงาน

ข้อมูลการจัดซื้อถูกจัดเก็บที่ไหน? ความปลอดภัยเป็นอย่างไร?

ข้อมูล管理王 ถูกเก็บรักษาในศูนย์ข้อมูลของกลุ่ม戰國策ที่ไต้หวัน (มีการสำรองข้อมูลทั้งสองเครื่องตามข้อกำหนด ISO 27001) การส่งข้อมูลทั้งหมดมีการเข้ารหัสที่กล่าวถึงโดย HTTPS / TLS 1.3 และมีบันทึกการตรวจสอบที่บันทึกการดำเนินการทั้งหมด ที่เข้ากันได้กับความต้องการการตรวจสอบของหน่วยงานกำกับดูแลในประเทศ เมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องมือ SaaS จากต่างประเทศที่จัดเก็บข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ต่างประเทศ การใช้เครื่องเซิร์ฟเวอร์ในท้องถิ่นของไต้หวันทำให้ตอบสนองต่อข้อกำหนดทางกฎหมายในประเทศได้ง่ายกว่า

ระบบการจัดซื้อสามารถเชื่อมต่อกับโซลูชั่นบัญชีได้หรือไม่?

管理王 มี REST API และ Webhook เพื่อสนับสนุนการเชื่อมโยงกับเครื่องมือทางการบัญชีที่ใช้กันทั่วไป ในเวลาเดียวกันยังสนับสนุนการส่งออกไปยังรูปแบบของ Dingxin, Yongyou, Zhenghang, Wenzhong เพื่อสะดวกต่อการทำงานร่วมกับทีมบัญชีหรือนักบัญชี ลดภาระการจัดการข้อมูลที่ต้องจัดการในช่วงสิ้นเดือน

แหล่งข้อมูล

• แนวทางการจัดตั้งระบบควบคุมภายในของบริษัทจดทะเบียน (โดยคณะกรรมการกำกับการเงิน), ฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ, คณะกรรมการกำกับการเงิน
• กฎหมายการบัญชีการค้า, ฐานข้อมูลกฎหมายแห่งชาติ, กระทรวงการคลัง
• หน้าแสดงฟังก์ชันของระบบการจัดซื้อของ管理王 AI.com.tw, กลุ่ม戰國策 (ตรวจสอบเมื่อเดือนตุลาคม 2026)