Đề xuất ERP cho Doanh Nghiệp Nhỏ và Vừa: Danh Sách Chọn Lựa Khi Ngân Sách Hạn Hẹp｜Đề Xuất Hệ Thống ERP

Câu hỏi phổ biến nhất mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi triển khai ERP thường hỏi là: "Với ngân sách hạn chế, nên mua bộ nào?" Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô công ty, loại hình ngành nghề, và quy trình cổ bottleneck cần giải quyết gấp. Theo thông tin từ viện nghiên cứu công nghiệp, 97.65% doanh nghiệp ở Đài Loan là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần lớn phải đối mặt với thực tế về nguồn vốn và nhân lực công nghệ thông tin hạn chế, điều này khiến cho việc lựa chọn ERP trở thành một bài toán "chức năng đủ dùng vs. chi phí hợp lý". Khi ngân sách hạn chế, logic cốt lõi trong việc chọn ERP là: giải quyết quy trình đau đớn nhất trước, sau đó mở rộng dần dần, thay vì mua tất cả các mô-đun một lần. ERP đám mây với hình thức đăng ký hàng tháng thay thế cho phí cấp phép cao, cho phép các doanh nghiệp nhỏ và vừa thử nghiệm với rủi ro thấp, nâng cấp theo nhu cầu, là sự lựa chọn phổ biến gần đây trong việc triển khai ERP của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Đài Loan. Bài viết cung cấp một danh sách chọn lựa hữu ích, giúp các ông chủ có ngân sách hạn chế nhanh chóng xác định giải pháp phù hợp với mình.

Tại sao việc chọn ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa đặc biệt khó khăn?

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Đài Loan phải đối mặt với ba áp lực khi chọn ERP:

Áp lực ngân sách: ERP bộ truyền thống cần phí cấp phép, phí tư vấn, phí phát triển tùy chỉnh, phí bảo trì, tổng chi phí sở hữu khá lớn, không thân thiện với các công ty có dưới 50 nhân viên.

Áp lực nguồn nhân lực: Việc triển khai ERP cần có cửa sổ nội bộ phối hợp với tư vấn để xây dựng hệ thống, thử nghiệm, đào tạo nhân viên. Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ và vừa không có nhân viên IT chuyên dụng, ông chủ hay kế toán phải kiêm nhiệm, thời gian kéo dài càng lâu thì ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày càng lớn.

Áp lực quyết định: Thị trường có rất nhiều nhà cung cấp ERP, từ các tập đoàn lớn quốc tế đến phần mềm đám mây nội địa, phần mô tả chức năng dày đặc rất khó để xác định những chức năng nào thực sự cần thiết cho công ty của mình.

Ưu tiên chọn lựa khi ngân sách hạn chế

Dưới điều kiện tài chính hạn chế, dưới đây là thứ tự ưu tiên được khuyến nghị:

Bảng: Đề xuất thứ tự ưu tiên cho việc triển khai ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Nguyên tắc chính trong việc chọn lựa: Hãy tự hỏi “Ba điều mà ông chủ thường đau đầu nhất vào cuối tháng là gì”, đó chính là các mô-đun ưu tiên cần triển khai.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp thương mại bán lẻ với 20 nhân viên, điểm đau lớn nhất thường là số liệu tồn kho không chính xác, thiếu sót trong xuất hàng; do đó mô-đun ưu tiên giải quyết là quản lý mua bán hàng, chứ không phải là khẩn trương thiết lập tính lương hay sản xuất. Ngược lại, một nhà máy sản xuất các bộ phận với 30 nhân viên, quản lý BOM và thông báo thiếu hụt MRP mới là cốt lõi, quản lý mua bán hàng và sản xuất cần được triển khai cùng nhau để dữ liệu được liên thông.

Triển khai từ nhỏ đến lớn từng bước, mỗi bước cần đảm bảo rằng “dữ liệu có đang lưu chuyển trong cùng một hệ thống hay không”, là yếu tố quan trọng để tránh phải chi nhiều tiền cho việc tích hợp sau này.

Danh sách chọn lựa ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: 5 chỉ số cần thiết

Dưới đây là năm chỉ số chủ đạo để các doanh nghiệp nhỏ và vừa có ngân sách hạn chế chọn lựa ERP:

1. Chi phí thuê hàng tháng có minh bạch, không có phí ẩn

ERP đám mây tính phí hàng tháng, khi lựa chọn cần xác nhận:

• Chi phí hàng tháng bao gồm những mô-đun nào? Hay mỗi mô-đun tính riêng?
• Có mức "giới hạn sử dụng" (ví dụ như số lượng đơn hàng, số lượng sản phẩm) mà vượt quá sẽ phải trả thêm tiền không?
• Phí phát triển tùy chỉnh là bao nhiêu? Có giá cả minh bạch không?
• Có sự chênh lệch hợp lý trong chi phí nâng cấp không?

2. Có thể lên mạng nhanh chóng (dưới 4 tuần)

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế, không thể chịu nổi thời gian triển khai hơn nửa năm. Khi lựa chọn, cần hỏi:

• Các chức năng tiêu chuẩn có thể được triển khai trong bốn tuần không?
• Có công cụ nhập dữ liệu không? Có thể nhập dữ liệu từ Excel cũ hoặc hệ thống cũ không?
• Có khóa học trực tuyến hoặc hướng dẫn triển khai không?

3. Có hỗ trợ quy định pháp luật Đài Loan nguyên gốc không

Các yêu cầu pháp luật đặc thù của Đài Loan, bao gồm hóa đơn điện tử (số hóa thuế), tính toán bảo hiểm lao động và sức khỏe, báo cáo khấu trừ lương, nếu không hỗ trợ nguyên gốc, sẽ phải dựa vào việc tùy chỉnh, chi phí và rủi ro sẽ tăng lên.

4. ERP, CRM, sự hiện diện, hóa đơn có phải cùng một hệ thống không

Khó khăn phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ và vừa là "quá nhiều hệ thống, dữ liệu bị ngắt quãng ở giữa". Khi đánh giá, liệu CRM cho bộ phận kinh doanh, ERP cho bộ phận tài chính, và hệ thống sự hiện diện cho HR, có thể chia sẻ cùng một bản dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhân viên trong cùng một tài khoản không?

5. Dịch vụ sau bán hàng có hỗ trợ địa phương tại Đài Loan không

Phần mềm SaaS từ nước ngoài gặp vấn đề về múi giờ, ngôn ngữ, rất khó để giải quyết vấn đề ngay lập tức. Khi chọn lựa, xác nhận: có giao diện tiếng Trung phồn thể, số điện thoại dịch vụ khách hàng tại Đài Loan, tài khoản Line để hỏi vấn đề không.

ERP Đám Mây vs. ERP Gói: Sự khác biệt về ngân sách

Bảng: So sánh cấu trúc chi phí giữa ERP đám mây và ERP gói

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có ngân sách hạn chế, ưu điểm của ERP đám mây là ngưỡng khởi động thấp, phí thuê bao hàng tháng có thể điều chỉnh theo quy mô, không cần đặt cược một số vốn lớn cùng một lúc. Nếu trong tương lai, doanh nghiệp tăng trưởng, nhu cầu phức tạp hơn, thì đánh giá xem có nâng cấp hoặc thêm mô-đun tùy chỉnh hay không.

Thêm thông tin phân tích về ERP đám mây, có thể tham khảo Ưu và Nhược Điểm của ERP Đám Mây: Hình Thức Thuê Bao phù hợp với loại hình công ty nào?.

Trợ cấp từ chính phủ: Giảm ngưỡng vào của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc triển khai ERP

Chính phủ Đài Loan cung cấp nhiều trợ cấp cho việc chuyển đổi số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp giảm chi phí triển khai ERP hiệu quả:

Trung tâm Nhập Khẩu Công Nghiệp (Dành cho ngành sản xuất): Được tổ chức bởi Cục doanh nghiệp vừa và mới sáng tạo, ngành sản xuất có thể xin tối đa 50,000 TWD tín dụng số, dùng để giảm giá cho phí của giải pháp đám mây đủ điều kiện (tối đa 50% phí giảm giá). Tiêu chí đủ điều kiện: Doanh nghiệp sản xuất thuộc tiêu chuẩn doanh nghiệp nhỏ và vừa, có vốn dưới 100 triệu TWD hoặc dưới 200 nhân viên, và đã đăng ký nhà máy theo quy định.

Những điều cần lưu ý khi đăng ký:

• Không được nhận trợ cấp từ cùng một kế hoạch trong ba năm qua
• Không có ghi nhận nợ thuế chưa thanh toán
• Phải xác nhận giải pháp đám mây đã chọn có vượt qua đánh giá khi đăng ký

Khuyến nghị doanh nghiệp trước khi triển khai ERP, hãy xác nhận với nhà cung cấp đã chọn rằng kế hoạch đã được đăng ký là giải pháp đám mây đủ điều kiện, để thuận tiện khi đăng ký trợ cấp từ chính phủ. Số lượng trợ cấp có hạn, mỗi năm sẽ kết thúc khi hết số lượng, vì vậy nên nộp đơn càng sớm càng tốt.

Thông tin về kế hoạch trợ cấp có thể tham khảo tại Cục doanh nghiệp vừa và mới sáng tạo hoặc gọi điện thoại 0800-280-280.

Quản lý王làm như thế nào: ERP dưới hình thức thuê bao, gói miễn phí có thể sử dụng vĩnh viễn

Hệ thống ERP 王AI.com.tw là hệ thống quản lý tích hợp đám mây do nhóm 戰國策 xây dựng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Đài Loan, tất cả các chức năng ERP đều ở trong cùng một tài khoản, không cần phải mua phần mềm khác hoặc trả phí tư vấn để mở.

Lựa chọn gói:

• Gói miễn phí: Dành cho doanh nghiệp có dưới 10 nhân viên, có thể sử dụng vĩnh viễn, bao gồm các chức năng ERP cơ bản.
• Gói kinh tế: 5,000 TWD/tháng, dưới 30 nhân viên, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu.
• Gói thương mại: 10,000 TWD/tháng, dưới 60 nhân viên, bao gồm 8 giờ tư vấn triển khai từ xa.
• Gói flagship: 19,900 TWD/tháng, không giới hạn số người, bao gồm 16 giờ tư vấn triển khai từ xa.
• Ưu đãi theo năm: trả 12 tháng sử dụng 14 tháng.

Cách thức thực hiện:

1. Tạo hồ sơ sản phẩm trong Quản lý Tồn Kho, nhập tồn kho đầu kỳ.
2. Nhân viên bán hàng sử dụng Hệ thống báo giá, sau khi giao dịch chuyển đổi ngay thành đơn hàng, tồn kho tự động giảm.
3. Hệ thống Mua Sắm phát hành đơn mua hàng, nhập kho, hệ thống tự động tạo ra tài khoản phải trả.
4. Xác nhận thanh toán bằng hóa đơn điện tử sau khi xuất hàng, và xóa tài khoản phải thu sau khi nhận tiền.
5. Cuối tháng, trực tiếp xem báo cáo lợi nhuận qua hệ thống Kế Toán, không cần phải整理 thủ công.

Các doanh nghiệp sản xuất cần có nhu cầu sản xuất có thể mở rộng mở thêm mô-đun Sản Xuất, thiết lập danh sách nguyên liệu BOM, mở lệnh sản xuất, cho MRP tự động tính toán thiếu hụt. Tính lương trực tiếp lấy dữ liệu sự hiện diện, tính toán xong tự động ghi vào tài khoản.

Yêu cầu tùy chỉnh được tính với mức phí 1,000 TWD/giờ, sẽ thực hiện đánh giá miễn phí ban đầu để xác nhận số giờ phát triển rồi mới tiến hành. Dịch vụ được cung cấp bởi đội ngũ tại Đài Loan, có thể gọi trực tiếp 0800-003-191 từ thứ Hai đến thứ Sáu, giao diện tiếng Trung phồn thể phù hợp với quy định thương mại của Đài Loan.

Nhóm 戰國策 đã phục vụ hơn 30,000 doanh nghiệp, các gói chi tiết có thể tham khảo tại Trang định giá của quản lý王.

Gợi ý chọn lựa cho từng quy mô doanh nghiệp

Mỗi quy mô doanh nghiệp có ưu tiên lựa chọn khác nhau một chút:

Doanh nghiệp siêu nhỏ dưới 10 người: Trước tiên sử dụng gói miễn phí với cốt lõi là quản lý mua bán hàng và kế toán cơ bản, đảm bảo số liệu và hàng hóa chính xác, rồi mới xem xét mở rộng.

Doanh nghiệp tăng trưởng từ 10 đến 30 người: Quản lý mua bán hàng, báo giá, mua sắm đã có yêu cầu, gói dưới 5,000 TWD/tháng đã có thể đáp ứng, cần chú ý xác nhận hóa đơn điện tử và kế toán có được tích hợp nguyên gốc không.

Doanh nghiệp vừa khoảng từ 30 đến 100 người: Thường cần tích hợp CRM và ERP, hợp tác với nhiều người, báo cáo cho quản lý, khi chọn lựa cần đánh giá xem liệu một tài khoản có thể kết nối CRM, ERP, EIP (Ký điện tử, sự hiện diện) không.

Công ty có nhu cầu sản xuất: BOM, lệnh sản xuất, MRP là các chức năng cốt lõi, nhiều ERP đám mây chỉ có các quản lý mua bán hàng cơ bản, không có mô-đun sản xuất, cần xác nhận trước khi lựa chọn.

Nếu hiện tại công ty còn chưa chắc chắn về ERP là gì, có thể xem ERP là gì? Doanh nghiệp nhỏ từ quản lý mua bán hàng đến tài chính đều có thể hiểu một cách dễ dàng, sau khi hiểu những khái niệm cơ bản thì tiến hành chọn lựa. Thông tin chi tiết về phân loại ERP, có thể tham khảo Các loại hệ thống ERP là gì? Sự khác biệt giữa đám mây, gói và tùy chỉnh nằm ở đâu.

Hơn nữa, có một số doanh nghiệp nhỏ và vừa mặc dù chưa có kế hoạch triển khai ERP đầy đủ, nhưng ít nhất cần phải khởi động Hệ thống quản lý mua bán hàng để giải quyết vấn đề số liệu tồn kho không chính xác, đây cũng là bước đầu tiên trong việc triển khai ERP.

Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ và vừa chi tiêu bao nhiêu cho ERP trong một tháng?

Chi phí thuê hàng tháng của ERP đám mây phụ thuộc vào số người và phạm vi chức năng. Quản lý王 AI.com.tw cung cấp ba mức miễn phí (dành cho dưới 10 người), 5,000 TWD (dành cho dưới 30 người), 10,000 TWD (dành cho dưới 60 người), chi phí sẽ được thông báo theo quy định mới nhất trên website. Khi chọn lựa, cần phải kiểm tra có giới hạn số lượng sản phẩm, đơn hàng và phí tùy chỉnh.

Chỉ có ngân sách 5,000 TWD một tháng, có thể triển khai ERP không?

Có thể. Gói kinh tế của quản lý王 AI.com.tw có giá 5,000 TWD/tháng, bao gồm các chức năng cốt lõi như quản lý mua bán hàng, mua sắm, kế toán, hóa đơn điện tử, báo giá, doanh nghiệp siêu nhỏ dưới 10 nhân viên thậm chí có thể bắt đầu từ gói miễn phí, sau này khi doanh nghiệp phát triển thì có thể nâng cấp.

Thời gian triển khai ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa là bao lâu?

ERP đám mây thường nhanh hơn nhiều so với phần mềm gói. Khi khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh tổ chức nhập hàng và tồn kho đầu kỳ, thường có thể online trong khoảng từ một đến hai tuần; đối với các công ty có nhu cầu sản xuất do cần xây dựng BOM, thời gian sẽ tùy thuộc vào số lượng mặt hàng, có nhân viên chuyên môn hỗ trợ nhập dữ liệu.

Có trợ cấp nào từ chính phủ có thể sử dụng không?

Có. Ngành sản xuất có thể nộp đơn xin trợ cấp từ Cục doanh nghiệp vừa và mới sáng tạo của Bộ Kinh tế, tối đa là giảm 50% phí giải pháp đám mây (mức tối đa 50,000 TWD). Tiêu chí đủ điều kiện, số tiền trợ cấp và các mục sẽ căn cứ theo thông báo mới nhất từ cơ quan quản lý, khuyến nghị trước tiên nên xác nhận với tư vấn từ quản lý王 để việc đăng ký giải pháp vừa chọn được đủ điều kiện.

Sau khi triển khai ERP, dữ liệu Excel hiện tại có thể chuyển sang không?

Có thể. Quản lý王 hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu khách hàng, sản phẩm, tồn kho đầu kỳ và dữ liệu tài khoản, lịch sử dữ liệu từ ERP cũ hoặc Excel sẽ có nhân viên hỗ trợ chuyển đổi, giảm thiểu rủi ro chuyển đổi.

Nguồn dữ liệu

• Mạng học tập ngành công nghiệp viện nghiên cứu công nghiệp: "Giới thiệu ứng dụng của ERP đám mây trong kết nối chuỗi cung ứng", https://college.itri.org.tw/Info/InfoData/12d4a9ca-d0ca-41df-94a5-0ef097fa52e8
• Thông tấn xã trung ương: "Nhận ngay 50,000! "Trung tâm Nhập Khẩu Công Nghiệp - Trợ cấp giải pháp đám mây" bắt đầu", https://www.cna.com.tw/postwrite/chi/429791
• Cục doanh nghiệp vừa và mới sáng tạo, https://www.sme.gov.tw/
• Trang chức năng ERP của quản lý王 AI.com.tw, https://app.ai.com.tw/features/erp-system
• Trang giá cả của quản lý王 AI.com.tw, https://app.ai.com.tw/pricing