Gợi ý hệ thống EIP: So sánh ưu nhược điểm giữa phiên bản đám mây và tự xây dựng｜Gợi ý hệ thống EIP

Sự khác biệt chính giữa hệ thống EIP phiên bản đám mây và phiên bản tự xây dựng nằm ở: dữ liệu được lưu trữ ở đâu và ai sẽ bảo trì. Phiên bản đám mây (SaaS) do nhà cung cấp phụ trách máy chủ, cập nhật và sao lưu, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký hàng tháng và có thể hoạt động trong vài ngày đến vài tuần; phiên bản tự xây dựng (On-Premise) thì doanh nghiệp tự mua máy chủ và tự cài đặt, dữ liệu hoàn toàn được lưu trữ tại phòng máy của công ty, nhưng cần có nhân viên IT chính thức chịu trách nhiệm cho việc bảo trì hàng ngày và nâng cấp phiên bản. Đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đài Loan, trong tình huống không có đội ngũ IT chính thức, phiên bản đám mây EIP là lựa chọn thực tiễn hợp lý để giảm thiểu rủi ro trong việc triển khai và đạt hiệu quả nhanh; phiên bản tự xây dựng thì phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc ngành đặc thù có yêu cầu nghiêm ngặt về quyền sở hữu dữ liệu hoặc đã xây dựng hạ tầng IT hoàn chỉnh. Hai loại này không phải là tốt hay xấu một cách tuyệt đối, mà trọng điểm nằm ở việc đánh giá năng lực IT, cấu trúc ngân sách và yêu cầu tuân thủ dữ liệu của công ty trước khi đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Phiên bản đám mây EIP là gì?

Phiên bản đám mây EIP (Software as a Service, SaaS) là cổng thông tin doanh nghiệp được thiết lập trên máy chủ đám mây bởi nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp kết nối sử dụng thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng điện thoại, không cần tự mua máy chủ hoặc cài đặt ứng dụng trong công ty. Nhà cung cấp hoàn toàn phụ trách vận hành máy chủ, vá lỗi bảo mật, sao lưu ở nơi khác và nâng cấp chức năng, doanh nghiệp chỉ cần quản lý tài khoản và cấu hình quy trình.

Các đặc điểm chính của phiên bản đám mây:

• Chi phí đăng ký hàng tháng, chi phí ban đầu thấp, không cần mua phần cứng
• Chỉ cần kích hoạt tài khoản là có thể dùng thử nhanh, giảm rào cản triển khai
• Nhà cung cấp tự động cập nhật, luôn sử dụng phiên bản mới nhất
• Có thể đăng nhập từ bất kỳ thiết bị nào, bất cứ đâu, hỗ trợ làm việc từ xa
• Chỉ cần điều chỉnh gói dịch vụ khi mở rộng số lượng người dùng, không cần thay đổi thiết bị
• Dữ liệu được lưu trữ tại phòng máy của nhà cung cấp (cần xác nhận vị trí phòng máy và tiêu chuẩn ISO)

Trên thị trường Đài Loan, các hệ thống EIP đám mây chủ yếu áp dụng hình thức thuê tháng hoặc năm, chi phí điều chỉnh linh hoạt theo số lượng người dùng và mô-đun chức năng, phù hợp với quy mô từ mười đến hàng trăm người.

Phiên bản tự xây dựng EIP là gì? (phân bổ tại chỗ)

Phiên bản tự xây dựng EIP (On-Premise) là hệ thống EIP được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp hoặc đám mây riêng, dữ liệu không rời khỏi phòng máy của công ty. Doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn hệ thống, có thể thực hiện tùy chỉnh sâu theo quy trình nội bộ, và tích hợp sâu với các hệ thống ERP hoặc hạ tầng IT hiện có, nhưng đồng thời cũng cần chịu trách nhiệm hoàn toàn cho việc mua máy chủ, bảo trì IT và nâng cấp hệ thống.

Các đặc điểm chính của phiên bản tự xây dựng:

• Dữ liệu hoàn toàn ở trong phòng máy của công ty, quyền sở hữu dữ liệu không đặt ra nghi ngờ
• Tùy chỉnh cao, có thể sửa đổi cấu trúc hệ thống hoặc tích hợp sâu với các hệ thống sẵn có
• Cấp phép một lần hoặc mua đứt, sử dụng lâu dài không có phí tháng
• Có thể hoạt động trong môi trường ngoại tuyến, thích hợp cho các lĩnh vực đặc biệt có kiểm soát mạng
• Cần có nhân viên IT chính thức phụ trách bảo trì, sao lưu, bảo mật và nâng cấp phiên bản
• Chi phí mua sắm và xây dựng phần cứng ban đầu cao hơn

Phiên bản tự xây dựng thường thấy trong lĩnh vực tài chính, cơ sở y tế, cơ quan chính phủ hoặc các nhà máy sản xuất lớn, vì những ngành này có yêu cầu luật pháp nghiêm ngặt về quyền sở hữu dữ liệu (Data Residency), hoặc yêu cầu tích hợp hệ thống hiện có phức tạp.

So sánh cấu trúc chi phí giữa phiên bản đám mây và tự xây dựng EIP

Cấu trúc chi phí là điểm khác biệt quan trọng nhất giữa phiên bản đám mây và phiên bản tự xây dựng. Phiên bản đám mây phân chia chi phí thông qua đăng ký hàng tháng, đầu tư ban đầu thấp; phiên bản tự xây dựng cần phải đầu tư một số tiền lớn ban đầu, trong khi tổng chi phí sở hữu (TCO) trong dài hạn cần được đánh giá tổng hợp tùy theo số lượng nhân viên và thời gian sử dụng thực tế.

Bảng: So sánh cấu trúc chi phí giữa EIP phiên bản đám mây và tự xây dựng

Bảo mật thông tin và quyền sở hữu dữ liệu: Loại nào an toàn hơn?

Bảo mật thông tin là yếu tố cốt lõi mà nhiều doanh nghiệp cân nhắc trước khi chọn phương thức triển khai, cả hai loại đều có ưu thế riêng, không thể đơn giản nói loại nào "chắc chắn an toàn hơn".

Ưu điểm bảo mật của phiên bản đám mây:

• Nhà cung cấp có đội ngũ bảo mật chuyên nghiệp chăm sóc, thường xuyên cập nhật các bản vá bảo mật
• Tự động khắc phục lỗ hổng, giảm thiểu thời gian rủi ro do chậm trễ trong việc cập nhật
• Thường có chứng nhận bảo mật thông tin ISO 27001 hoặc SOC 2 từ bên thứ ba

Các yếu tố bảo mật của phiên bản đám mây:

• Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của bên thứ ba, cần kiểm tra vị trí phòng máy trước khi chọn mua
• Nếu phòng máy ở nước ngoài, có thể liên quan đến vấn đề chuyển nhượng dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
• Cần phụ thuộc vào kết nối mạng, không thể truy cập dịch vụ khi mất kết nối

Ưu điểm bảo mật của phiên bản tự xây dựng:

• Dữ liệu hoàn toàn nằm trong phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp, quyền sở hữu dữ liệu rõ ràng
• Có thể thiết lập cách ly mạng, giảm bớt bề mặt tấn công từ bên ngoài
• Dữ liệu có thể truy xuất trực tiếp khi phối hợp với cơ quan quản lý kiểm tra

Các yếu tố bảo mật của phiên bản tự xây dựng:

• Các bản cập nhật bảo mật do doanh nghiệp tự lên kế hoạch và thực hiện, rủi ro chậm trễ được tự nhận trách nhiệm
• Nếu thiếu nhân viên bảo mật chính thức, có thể làm tăng rủi ro bảo mật
• Cần có kế hoạch riêng cho việc kiểm soát và quản lý truy cập không đúng cách từ nhân viên nội bộ

Với các quy định của Luật Quản lý An ninh Thông tin (MODA), hệ thống thông tin doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát truy cập, ghi chép kiểm toán và các yêu cầu bảo mật cơ bản, cho dù là đám mây hay tự xây dựng đều cần áp dụng. Khi chọn nhà cung cấp đám mây, cần xác minh xem phòng máy có nằm trong lãnh thổ Đài Loan hay không và có các chứng nhận quản lý an ninh thông tin ISO 27001 hay không.

Tính linh hoạt trong tùy chỉnh và ai chịu trách nhiệm bảo trì?

Phiên bản đám mây và tự xây dựng có sự khác biệt rõ ràng trong tính linh hoạt tùy chỉnh và trách nhiệm bảo trì hàng ngày, bên dưới là tổng hợp để tham khảo cho các quyết định.

Bảng: So sánh tính năng giữa EIP phiên bản đám mây và tự xây dựng

Trong tình huống nào thì nên chọn phiên bản đám mây EIP?

Các doanh nghiệp trong các tình huống sau thường có lợi ích cao hơn khi chọn phiên bản đám mây EIP:

1. Nhân lực IT có hạn: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có nhân viên IT chính thức, không muốn chịu trách nhiệm bảo trì máy chủ, sao lưu và cập nhật bảo mật thông tin
2. Cần triển khai nhanh: Hy vọng trong thời gian ngắn cho nhân viên bắt đầu sử dụng các chức năng như ký điện tử, điểm danh
3. Cấu trúc ngân sách linh hoạt: Muốn phân chia chi phí theo hình thức thuê tháng hoặc năm, tránh phải chi lớn một lần
4. Văn phòng phân tán hoặc nhiều địa điểm: Nhân viên ở các địa điểm khác nhau hoặc thường xuyên ra ngoài, cần thao tác từ xa trên bất kỳ thiết bị nào
5. Doanh nghiệp phát triển nhanh: Số lượng người dùng từ mười lên hàng chục, gói dịch vụ có thể điều chỉnh linh hoạt với quy mô, không cần xây dựng lại hệ thống
6. Ưu tiên trải nghiệm người dùng: Nhà cung cấp phiên bản đám mây liên tục cập nhật chức năng, giao diện và hỗ trợ thiết bị di động thường hiện đại hơn

Như một ví dụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đài Loan, nếu có quy mô từ mười đến sáu mươi người mà không có đội ngũ IT chính thức, thì phiên bản đám mây EIP là lựa chọn thực tế nhất về ngân sách và chi phí bảo trì.

Trong tình huống nào nên xem xét phiên bản tự xây dựng EIP?

Các tình huống sau đây có thể phù hợp hơn cho việc đánh giá sâu về phiên bản tự xây dựng:

1. Yêu cầu nghiêm ngặt về quyền sở hữu dữ liệu: Các ngành tài chính, cơ sở y tế, cơ quan chính phủ hoặc công ty niêm yết, quy định yêu cầu dữ liệu nhất định không được rời khỏi một vùng địa lý cụ thể
2. Những nhu cầu tích hợp IT sâu sắc: Cần tích hợp sâu với hệ thống ERP, MES hoặc tự động hóa nhà máy hiện có, yêu cầu về mức độ mở API cao
3. Môi trường mạng đặc biệt: Các nhà máy trong mạng nội bộ, môi trường có mức độ an toàn cao, không cho phép kết nối với mạng bên ngoài
4. Sử dụng lớn quy mô lâu dài: Quy mô số lượng cực lớn, thời gian sử dụng dự kiến vượt quá mười năm, chi phí sở hữu tổng thể của phiên bản tự xây dựng có thể thấp hơn chi phí thuê liên tục
5. Hạ tầng IT hiện có đầy đủ: Đã có trung tâm dữ liệu, đội ngũ IT trưởng thành, có khả năng chịu trách nhiệm quản lý hệ thống hoàn chỉnh

Cần lưu ý rằng phiên bản tự xây dựng không có nghĩa là "không có chi phí tiếp theo". Ngoài chi phí mua phần cứng, tiền lương của nhân viên IT, phí bảo trì bảo mật thông tin, phí cấp phép nâng cấp phiên bản và các chi phí tiếp theo khác không thể đánh giá thấp. Doanh nghiệp khi so sánh chi phí của hai lựa chọn nên tính toán tổng chi phí sở hữu ít nhất là năm năm để đưa ra đánh giá chính xác hơn.

Cách làm với quản lý Vương AI.com.tw

Quản lý Vương AI.com.tw áp dụng cấu trúc cloud SaaS, dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu chiến lược của Tập đoàn Chiến Quốc tại Đài Loan, với hai phòng máy sao lưu, đáp ứng tiêu chuẩn ISO 27001, dữ liệu không được chuyển ra nước ngoài. Doanh nghiệp không cần mua bất kỳ phần cứng máy chủ nào, chỉ cần đăng ký miễn phí trong 30 giây là có thể bắt đầu dùng thử EIP cổng thông tin doanh nghiệp với đầy đủ chức năng.

Các chức năng chính bao gồm:

• Ký điện tử (Trung tâm ký): Nghỉ phép, làm thêm, công tác, thanh toán tự động hóa, hỗ trợ quy trình tùy chỉnh nhiều cấp, giám đốc có thể ký qua LINE
• Hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử: Gửi hợp đồng để ký trực tuyến, có đầy đủ dấu vết kiểm toán, có hiệu lực pháp lý theo Luật chữ ký điện tử
• Điểm danh và tham gia: Điểm danh qua GPS và Wi-Fi, tự động kết nối với mô-đun lương, phê duyệt đơn xin nghỉ sẽ tự động được tính vào
• Quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới: Tự động hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới, tất cả khóa học, bài kiểm tra và chứng chỉ đều được số hóa
• Kho dữ liệu AI, nhắn tin tức thì, hội nghị trực tuyến: Công cụ hợp tác tích hợp tại một cổng thông tin duy nhất, AI tự động tạo báo cáo họp

Các gói dịch vụ từ phiên bản miễn phí (miễn phí cho dưới mười người dùng) đến mô hình cao cấp không giới hạn số lượng, thanh toán hàng năm được giảm giá bốn tháng. Khi chức năng tiêu chuẩn không đủ, có thể tùy chỉnh phát triển với giá minh bạch NT$1,000/giờ, tư vấn miễn phí phỏng vấn và đánh giá trước khi làm việc. Tập đoàn Chiến Quốc phục vụ hơn 30,000 doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn khách hàng miễn phí 0800 tại Đài Loan.

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cấu trúc và chức năng toàn bộ hệ thống EIP, có thể tham khảo:

• EIP hệ thống là gì? Cổng thông tin doanh nghiệp tích hợp thông báo, biểu mẫu và phê duyệt
• Gợi ý hệ thống biểu mẫu điện tử: Khi Google Biểu mẫu không đủ dùng
• Chi phí hệ thống ký điện tử là bao nhiêu? Mua đứt, thuê tháng và các chi phí tiềm ẩn

Các câu hỏi thường gặp

Dữ liệu của phiên bản đám mây EIP được lưu trữ ở đâu? Dữ liệu của doanh nghiệp Đài Loan có an toàn không?

Vị trí lưu trữ dữ liệu của EIP đám mây do nhà cung cấp quyết định, trước khi chọn mua cần xác nhận xem phòng máy có nằm trong Đài Loan không và có các chứng nhận quản lý an ninh thông tin ISO 27001 hay không. Dữ liệu của Quản lý Vương AI.com.tw được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu của Tập đoàn Chiến Quốc Đài Loan, với hai phòng máy sao lưu, đáp ứng yêu cầu ISO 27001, dữ liệu không được chuyển ra nước ngoài, thông tin nhân viên, tài liệu hợp đồng và ghi chép điểm danh của công ty đều được bảo vệ theo luật pháp Đài Loan.

Phiên bản tự xây dựng EIP nhất định an toàn hơn phiên bản đám mây không?

Không chắc chắn. Dữ liệu của phiên bản tự xây dựng thực sự nằm trên máy chủ của công ty, nhưng nếu công ty thiếu nhân viên bảo mật chính thức để thường xuyên vá lỗ hổng, kiểm soát quyền truy cập, có khi lại mang đến rủi ro bảo mật cao hơn. Phiên bản đám mây do nhà cung cấp điều hành và thường xuyên tự động cập nhật các bản vá bảo mật. Đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chọn nhà cung cấp đám mây có chứng nhận ISO 27001 và phòng máy ở Đài Loan, độ an toàn của nó không thua kém gì phiên bản tự xây dựng.

Có thể tùy chỉnh biểu mẫu và quy trình ký trong EIP đám mây không?

Có thể. Quản lý Vương AI.com.tw cho phép tùy chỉnh các trường biểu mẫu, thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp, tự động phân luồng theo số tiền xin phê duyệt hoặc bộ phận, giám đốc có thể chỉ định người thay thế, mà không cần sửa đổi mã nguồn để hoàn thành hầu hết cấu hình quy trình. Nếu có những yêu cầu tùy chỉnh phức tạp hơn, như việc tích hợp sâu với các hệ thống hiện có, có thể thực hiện qua dịch vụ phát triển tùy chỉnh với giá NT$1,000/giờ, tư vấn viên miễn phí phỏng vấn và đánh giá thời gian làm việc.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn phiên bản đám mây hay phiên bản tự xây dựng EIP tốt hơn?

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khoảng từ mười đến sáu mươi người, nếu không có đội ngũ IT chính thức, phiên bản đám mây thường là lựa chọn thực tế hơn: chi phí ban đầu thấp, nhanh chóng đưa vào sử dụng, bảo trì do nhà cung cấp đảm nhiệm. Phiên bản tự xây dựng thích hợp cho những doanh nghiệp có yêu cầu luật pháp về quyền sở hữu dữ liệu nghiêm ngặt (như lĩnh vực tài chính, cơ sở y tế) hoặc cần tích hợp sâu với các hệ thống hiện có, nhưng cần đồng thời xem xét chi phí nhân lực IT và bảo trì.

Mất bao lâu để chuẩn bị cho việc triển khai EIP đám mây?

Điểm quan trọng trong sự chuẩn bị cho EIP đám mây không nằm ở kiến trúc công nghệ, mà nằm ở việc sắp xếp quy trình nội bộ: xác nhận yêu cầu các loại trường biểu mẫu, cấp độ phê duyệt và cài đặt người thay thế, cũng như kích hoạt tài khoản nhân viên. Quản lý Vương AI.com.tw cung cấp thời gian dùng thử miễn phí, cho phép nhân viên IT hoặc hành chính làm quen với cấu hình hệ thống trước, thời gian chuẩn bị có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty và độ phức tạp của quy trình, nên khuyến nghị nên thử nghiệm đánh giá trước khi quyết định thời gian chính thức triển khai.

Nguồn dữ liệu

• Cơ quan Quản lý An ninh Thông tin của Bộ Kỹ thuật số - Các quy định liên quan đến an ninh thông tin (Bộ Kỹ thuật số, MODA)
• Hướng dẫn triển khai hệ thống EIP: So sánh giữa đám mây và tại chỗ (Nền tảng Quản lý Doanh nghiệp Status)