免費CRM系統比較：限制在哪、何時該付費｜CRM 系統推薦

免費CRM系統比較：限制在哪、何時該付費｜CRM 系統推薦

整理 HubSpot、Zoho CRM、Bitrix24 與管理王四款免費 CRM 系統的實際限制，包含用戶上限、聯絡人筆數、自動化規則與 API 整合能力，並說明五個應升級付費的關鍵訊號，協助台灣中小企業在預算有限時做出有依據的選型決策。

免費 CRM 系統讓剛起步或預算有限的中小企業能先「試用」客戶管理軟體，不必一開始就投入訂閱費用。但每款免費方案背後都有使用者人數、聯絡人筆數、自動化規則或整合能力的上限，一旦業務成長就會碰壁。本文依 HubSpot、Zoho CRM、Bitrix24 與管理王四款主流平台 2026 年 11 月官網公開資訊，逐一整理免費版的實際限制與付費升級的觸發點，協助台灣中小企業在資源有限時做出有依據的選型決策，不必等到系統卡住才臨時換跑道。

免費 CRM 系統是什麼？

CRM（Customer Relationship Management）客戶關係管理系統，是把客戶資料、跟進紀錄、報價與售後服務收進同一個平台的工具。免費 CRM 系統是指提供永久免費（Forever Free）方案的 CRM 軟體，不同於試用期結束就要付費的「免費試用」。

免費方案通常包含基本的聯絡人管理、交易追蹤與行事曆功能，讓 1 到 3 人的小型團隊可以從 Excel 轉移過來，建立第一套客戶管理機制。但多數平台的免費版在以下四個面向設有限制：

  • 使用者人數：通常 2 至 3 人，超過就必須升級
  • 聯絡人或紀錄筆數：從 1,000 到 5,000 筆不等，達到上限無法新增
  • 自動化與工作流程：免費版通常不含或僅含極少量的自動化規則
  • 外部整合與 API：免費版限制與第三方工具串接，或每日 API 呼叫有上限

一句話看懂

免費 CRM 能讓小團隊從零開始管客戶，但人數超過 3 人、或需要自動化跟進，就要評估付費升級。

四款主流免費 CRM 功能與限制比較

以下整理依各平台官網公開資訊（2026 年 11 月查詢），幣值以標示幣種為主。

表：主流免費 CRM 系統重點限制一覽

平台免費版用戶聯絡人 / 紀錄自動化付費起點
HubSpot CRM2 人1,000 筆聯絡人1 個自動化動作Starter $7/人/月（年繳，新帳號優惠）
Zoho CRM3 人約 5,000 筆紀錄無自動化規則Standard $14/人/月（年繳）
Bitrix242 人基本 CRM 功能無自動化規則Basic $49/月（5 人，年繳）
管理王 AI.com.tw10 人無明定上限AI 點數試用經濟型 NT$5,000/月（30 人）

> 以上資料依官網公開資訊 2026 年 11 月查詢，以各平台最新公告為準。

免費CRM何時該升級付費的四個觸發條件

當團隊人數超額、名單達到上限、需要自動化或整合其他工具，是免費版升級為付費的四大時機點

HubSpot CRM 免費版：能用什麼、限制在哪

HubSpot CRM 是全球最知名的免費 CRM 之一，永久免費方案包含：

  • 聯絡人管理（上限 1,000 筆）
  • 交易追蹤（上限 1,000 筆跨所有標準物件）
  • Gmail / Outlook 整合、即時聊天（附 HubSpot 品牌浮水印）
  • 3 個 Email 範本、3 個罐頭回覆、1 個會議排程連結
  • 500 分鐘通話、2,000 封/月行銷郵件
  • 10 個儀表板、基礎報表

HubSpot 免費版的主要限制：

  1. 用戶上限 2 人：第 3 位團隊成員需升級方案
  2. 聯絡人 1,000 筆：超過後需付費或刪除舊資料
  3. 自動化僅 1 個動作：複雜的跟進工作流程無法設定
  4. HubSpot 品牌浮水印：官網聊天視窗與 Email 均顯示 HubSpot 品牌
  5. 無自訂域名：表單與著陸頁無法使用自己的網域

台灣企業使用 HubSpot 的另一個考量是介面以英文為主，繁體中文支援有限，員工上手需要額外時間。付費方案詳見本站另篇文章：HubSpot CRM 免費版夠用嗎？台灣中小企業使用前必讀。

Zoho CRM 免費版：三人小團隊的起點

Zoho CRM 免費版支援最多 3 名使用者，永久免費，包含：

  • 聯絡人、潛在客戶、帳戶、交易管理
  • 約 5,000 筆紀錄（跨所有模組）
  • 10 個自訂 Email 範本
  • 任務、會議、通話追蹤
  • 標準報表與行動 App
  • 每日 5,000 次 API 呼叫

Zoho CRM 免費版的主要限制：

  1. 用戶上限 3 人：第 4 人起全員必須升級付費方案
  2. 無自動化工作流程規則：所有跟進動作需手動執行
  3. 無多重銷售漏斗：只有一條 Pipeline，無法依產品線或市場分開管理
  4. 無 Email 整合與群發：無法直接在 Zoho 寄出行銷郵件
  5. 無行事曆整合：Google Calendar 等外部行事曆無法同步

Zoho CRM Standard 付費版每人每月 $14 美元（年繳）起，新增自動化、多條 Pipeline 與 Email 整合。詳細評測見：Zoho CRM 評價整理：功能、價格與中文支援。

Bitrix24 免費版：協作功能豐富，CRM 為輔

Bitrix24 免費版的特色在於整合了即時通訊、任務管理與 CRM，適合需要在一個平台溝通與追單的超小型團隊。依官網公開資訊（2026 年 11 月查詢）：

  • 用戶上限 2 人
  • 5 GB 儲存空間
  • 基本 CRM（交易、聯絡人管理）
  • 任務管理（Kanban、甘特圖）
  • 共享行事曆、群組聊天與視訊通話

Bitrix24 免費版的主要限制：

  1. 搜尋與篩選上限 1,000 筆：CRM 紀錄超過 1,000 筆時，搜尋與報表無法存取全部資料
  2. 無自動化規則：業務流程設計器不含在免費版
  3. 無進階報表：無法自訂銷售分析報表
  4. 無電話功能：原生語音通話不含在免費版
  5. 5 GB 儲存上限：合約、報價等文件量大時很快用滿

付費版 Basic 方案每月 $49 美元（年繳，5 人），解鎖銷售漏斗、線上付款與 Email 整合。

免費 CRM 四大常見限制深度解析

無論選擇哪個平台，免費 CRM 普遍在以下四個維度設有限制：

表：免費 CRM 四大限制類型說明

限制類型常見上限超出後的影響
用戶人數2 至 3 人新成員無法登入或使用，需全員升級
聯絡人 / 紀錄筆數1,000 至 5,000 筆無法新增客戶，需刪除舊資料或付費
自動化規則0 至 1 個跟進提醒、Email 序列全靠手動
API 與外部整合受限或每日配額無法與報價、會計、Line 等工具串接

為什麼這些限制對台灣中小企業影響尤大？

台灣 B2B 中小企業的業務流程高度依賴 LINE 通知與跟進提醒，免費版 CRM 的自動化限制代表主管還是得靠群組廣播提醒業務，客戶七天沒聯絡不會有系統通知，熱客戶就這樣放涼。此外，台灣企業習慣在同一套系統串接報價、發票與人事，純外國 CRM 的免費版通常無法滿足這個整合需求。

免費CRM選型四步驟：估人數、看功能、試操作、測整合

選用免費CRM系統前應依序確認團隊人數規模、自動化功能需求、介面上手難易度，以及與現有工具的整合能力

五個訊號：是時候從免費升級到付費了

以下五種狀況出現，代表免費版已不敷使用，繼續撐只會讓效率倒退：

1. 招募第 N+1 位業務或客服

最直接的升級訊號。HubSpot 的第 3 人、Zoho 的第 4 人，一旦超出免費版用戶上限，整個帳號就必須付費，無法只為新成員單獨購買。

2. 名單筆數接近上限

當聯絡人接近 1,000 筆（HubSpot）或 5,000 筆（Zoho），就要面臨「刪舊資料還是付費」的抉擇。刪資料代表客戶歷史紀錄遺失，沉睡客戶喚醒功能也跟著消失。

3. 月底報表要手動匯出整理

免費版通常不支援自訂報表或進階篩選。若業務主管每月需要花半天到一天整理業績數字，代表已超出免費版的報表能力，付費版的自動儀表板可以直接回收這段時間。

4. 自動化跟進成了奢望

報價寄出後靠人工記得追、七天沒聯繫靠主管記得催——這些工作在付費版可以設定自動規則。如果業務團隊每週的大量時間花在「提醒自己要記得跟進」，就是升級的時機。

5. 需要與報價、會計、Line 整合

免費版 CRM 通常是孤島，與報價單、發票系統、Line 官方帳號無法互通。當業務流程跨越多套工具、資料需要人工搬移，整合成本（時間成本）往往已超過付費版訂閱費。

用管理王怎麼做：10 人免費、從名單到成交一條龍

管理王 AI.com.tw 的免費 CRM 方案支援最多 10 名成員永久使用，在主要免費 CRM 中用戶上限最高，特別適合 5 至 10 人的台灣中小企業業務團隊做為起點。

免費版就能用的功能：

  • 客戶 360 視圖：每位客戶的基本資料、聯繫紀錄、報價與合約一頁呈現
  • 商機追蹤漏斗：潛在→開發中→合作中→已成交，Pipeline 狀態一目瞭然
  • 七天未跟進自動提醒：系統自動偵測，每天彙整成一封通知，不是一客戶一封
  • 業務防撞單：同一家客戶被多位業務開發時自動鎖定 30 天
  • AI 點數試用：免費版含一次性 AI 點數，可試用 AI 名片掃描建檔、AI 業務助理等功能
  • 100% 繁體中文介面：符合台灣商業習慣，無需額外本地化設定

升級到付費版的時機：

當團隊超過 10 人，或需要業績戰報自動推播 LINE、自動名單開發、行銷自動化、群發簡訊等進階功能，可考慮升級至經濟型方案 NT$5,000/月（30 人）。商務型 NT$10,000/月（60 人）另含 8 小時遠端導入教育訓練。

相比純外國 SaaS，管理王的 CRM 與報價系統、會計模組、行銷自動化原生整合，不需額外打 API 或付整合費；業績戰報自動推播 LINE也是針對台灣企業習慣設計的功能，讓主管不必每天開後台調報表。

更多 CRM 選型基礎見CRM 系統是什麼？業務從名單到成交的管理全貌；不確定 CRM 與 Excel 的差異，可以先看客戶管理系統怎麼挑？比 Excel 好用在哪裡。

戰國策集團服務超過 30,000 家企業，0800-003-191 免費諮詢顧問可協助評估免費版是否符合現階段需求，或協助規劃升級時機。

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官方網站：app.AI.com.tw
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常見問題

免費 CRM 系統有哪些比較好用？

依 2026 年 11 月各平台官網公開資訊，常見免費 CRM 包含 HubSpot CRM（2 人、1,000 筆聯絡人）、Zoho CRM（3 人、約 5,000 筆紀錄）、Bitrix24（2 人、基本 CRM）以及管理王 AI.com.tw（10 人、AI 點數試用）。選型時先確認團隊人數、是否需要自動化跟進，以及與現有報價或會計工具的整合需求。

免費 CRM 系統的聯絡人上限是多少？

各平台不同：HubSpot CRM 免費版 1,000 筆聯絡人；Zoho CRM 免費版約 5,000 筆紀錄；Bitrix24 免費版 CRM 搜尋與篩選上限 1,000 筆；管理王 AI.com.tw 免費版無明定聯絡人上限，但成員上限為 10 人。達到上限後，通常只能刪除舊資料或升級付費方案。

免費 CRM 支援自動化跟進提醒嗎？

大多數免費 CRM 的自動化功能十分有限。HubSpot 免費版僅支援 1 個自動化動作；Zoho CRM 免費版無自動化工作流程規則；Bitrix24 免費版無業務流程自動化。管理王 AI.com.tw 免費版內建七天未跟進自動提醒，業績戰報推播等進階自動化功能則在付費版解鎖。

免費 CRM 系統何時需要升級付費？

出現以下任一情況時，建議評估升級：(1) 業務成員人數超出免費版上限；(2) 聯絡人筆數接近上限且無法刪除舊資料；(3) 需要自動化跟進流程節省人工時間；(4) 需要與報價、會計、LINE 等工具整合；(5) 管理階層需要即時查看業績儀表板而不是等月底報表。

管理王免費版 CRM 和 HubSpot 免費版有什麼差異？

主要差異在於用戶人數（管理王 10 人 vs HubSpot 2 人）、介面語言（管理王繁體中文 vs HubSpot 以英文為主）以及整合範圍（管理王與報價、會計、人事原生整合 vs HubSpot 需付費才能深度整合）。兩者皆為永久免費，不設試用期限。如需深度比較台灣在地 CRM 選項，可透過 0800-003-191 免費諮詢。

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